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4 Gründe, warum sich Vereine digitalisieren müssen, um zu überleben

Linda Koch

Erdrückende Bürokratie, Mitgliederschwund und demographischer Wandel: Viele Vereine stehen heute vor existenziellen Herausforderungen. Hier einige Beispiele, wie digitale Werkzeuge ihnen das Überleben sichern können.

Junge Menschen erwarten moderne Kommunikationsmethoden

Ohne Nachwuchs keine Zukunft: Für jeden Verein ist es entscheidend, attraktiv für junge Menschen zu bleiben. Doch die erwarten heute moderne, schnelle Kommunikationsmethoden und sind von den oft langen Kommunikationsprozessen in Vereinen irritiert. Sie sind es gewohnt, sich in der Klassen-Whatsapp-Gruppe gegenseitig bei den Hausaufgaben zu helfen, Dateien in Echtzeit gemeinsam zu bearbeiten und Freundschaften über Distanzen durch Videotelefonate mit Skype oder Zoom zu pflegen. Ganze 95 % der 14 bis 29-Jährigen nutzen nach einer Erhebung des Bitkom von 2018 Whatsapp und immerhin 61 Prozent den Facebook Messenger.

Kein Wunder, dass es ihnen nicht reicht, einmal pro Jahr auf der Mitgliederversammlung Gedanken auszutauschen oder über Veränderungen im Verein per Post informiert zu werden. Um junge Menschen zu erreichen, langt es daher nicht, eine Facebook-Seite oder einen Instagram-Kanal einzurichten. Vereine müssen ihnen die Möglichkeit geben, mit anderen Mitgliedern in ihrem Alter auf die Art und Weise zu kommunizieren, die sie selbst im Alltag verwenden – aber natürlich sicher und DSGVO-konform. Dies ermöglicht zum Beispiel ein Social Intranet mit Chat-Messenger und Diskussionsforen.

Vereine müssen Mitglieder in entfernten Städten einbinden können

Gerade in ländlichen Regionen kämpfen Vereine damit, neue Engagierte zu finden. Das führt dazu, dass in diesen Regionen zunehmend Vereine schließen müssen. Im Zeitraum von 2006 bis 2016 wurden 15.547 Vereine in ländlichen Regionen aus dem Register gelöscht. Zum Vergleich: 2017 gab es dort hochgerechnet etwa 125.000 Vereine. Der Grund ist die Landflucht. Junge Menschen ziehen vom Land in die Großstädte und aus wirtschaftlich schwachen Regionen in wirtschaftlich starke Gebiete. Um zu überleben, müssen Vereine auf dem Land daher in der Lage sein, Mitglieder einzubinden, die in weiter entfernte Städte gezogen sind.

Auch die alltägliche Vereinsarbeit wie Mitgliederversammlungen oder Vorstandssitzungen müssen über größere Distanzen hinweg funktionieren. Die Einzugsgebiete der Vereine vergrößern sich durch den Zusammenschluss dieser, sodass es nicht mehr für jeden Teilnehmer möglich ist, bei der Vereinsarbeit präsent zu sein. Digitale Tools wie Videokonferenzen, Cloud-Lösungen oder Online-Abstimmungen ermöglichen es Mitgliedern von Vereinsvorständen, den Aufgaben ihres Ehrenamts so nachgehen können, dass lange Fahrtwege für sie entfallen. “Digitale Technologien, die in der Lage sind, diese Distanzen zu überwinden, haben das Potenzial, diesem Vereinssterben entgegenzuwirken”, schlussfolgerte eine Studie der Initiative Zivilgesellschaft in Zahlen im Stifterverband für die Deutsche Wissenschaft zum Vereinssterben auf dem Land.

Events werden heute online organisiert

Die schönsten Momente erleben Vereins- bzw. Verbandsmitglieder beim Zusammensein auf Veranstaltungen wie Sommerfest oder Turnier. Jedoch wird es zunehmend schwieriger einen Termin zu finden, welcher der Mehrheit der Mitglieder zusagt. Zudem konkurrieren Vereine bei der Werbung für ihre Veranstaltung mit einem vielfältiger werdenden Freizeitangebot, das von hochprofessionellen und kommerziellen Anbietern gestaltet wird. Das führt dazu, dass Vereine ihren Festen mit gemischten Gefühlen entgegensehen, da sie nie wissen, wie viel Besucher kommen werden. Erscheinen weniger als erwartet, kann dies ein finanzielles Risiko werden. Umgekehrt ist es frustrierend, wenn beim Sommerfest zu wenig Sitzplätze oder Catering vorhanden sind, weil mehr Gäste als angenommen kamen.

Digitale Werkzeuge können hier helfen. Um Termine mit Freunden abzustimmen, verwenden viele Mitglieder bereits Whatsapp-Gruppen oder Online-Dienste wie Doodle. Ein Social Intranet kann mit Chats, Online-Kalender und Abstimmungstools solche Funktionen auch in das Vereinsleben einführen. Bei der Werbung können Vereine sich etwas von der professionellen Eventindustrie abgucken: Professionelle Veranstalter bewerben ihre Events vor allem auf Online-Plattformen, welche anhand von Zu- und Absagen voraussagen, mit wie vielen Gästen sie zu rechnen haben, sodass sie entsprechend planen können. Und Erinnerungs-Nachrichten, die von CRM-Systemen per Mail, SMS oder Messenger verschickt werden, sorgen dafür, dass auch so viele Gäste eintreffen wie erwartet. Mit solchen digitalen Tools für das Eventmanagement können Vereine dem Sommerfest ganz entspannt entgegensehen.

Eine ineffiziente Verwaltung stößt viele Mitglieder ab

Ein großes Problem für Vereine ist die Nachbesetzung von Ämtern. Schatzmeister, Schriftführer und erst recht der Vorstand sind immer schwerer zu finden. Zunehmend werfen Ehrenamtliche in verantwortungsvollen Positionen das Handtuch, da zu viel Zeit durch administrative Tätigkeiten geschluckt wird und die eigentliche Vereinsarbeit zu kurz kommt. In einer Umfrage des Normenkontrollrates Baden-Württemberg nannten daher 70 % der Vereine die Nachbesetzung von Ämtern als größte Herausforderung. Was diese Ämter so unattraktiv macht, ist die Menge an Bürokratie wie Buchhaltung, Steuererklärung oder die Beantragung von Zuschüssen, die mit ihnen verbunden ist. Unverhältnismäßig zugenommen hat der Papierkram zudem durch die DSGVO. So nannten in der Umfrage des Normenkontrollrates 60 % Datenschutz als größte Bürokratie-Belastung.

Zwar kann Digitalisierung nichts an den gesetzlichen Vorschriften ändern. Doch Tools wie Task-Manager, Cloud-Speicher oder Online-Kalender ermöglichen es Vereinen, effizienter mit ihr umzugehen, Vorstände zu entlasten und das Amt so attraktiver zu machen. Beispiel DSGVO: Statt Mitgliederliste in einer Excel-Datei zu pflegen und Zustimmungen zur Datenverarbeitung auf Papier nachzuhalten, können Mitglieder ihre Daten selbst in eine Social Intranet aktualisieren und dabei gleichzeitig ihre Zustimmung zur Datenverarbeitung und zur Veröffentlichung von Fotos auf der Website geben. So bleibt dank der “digitalen Geschäftsstelle” Zeit für die Arbeit für und mit Menschen – und weniger Frust im Vereinsvorstand.

Linda Koch

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