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Vereins-Verwaltung: Löst folgende 5 Probleme, damit Euer Verein zukunftssicher wird

Linda Koch

Demographischer Wandel, Nachwuchssorgen und verändertes Freizeitverhalten:
Vereine stehen heute vor großen Herausforderungen. Leider sehen wir oft, dass in vielen die Verwaltung nicht effizient genug organisiert ist, um diese Probleme proaktiv angehen zu können. Hier fünf typische Probleme bei der Verwaltung, die jeder Verein angehen muss – und ihre Lösungen.

Trefft schneller Entscheidungen!

Problem: Um die Herausforderungen der Zukunft anzugehen, müssen Vereine schnell und entschlossen Entscheidungen treffen. Doch seien wir ehrlich: Entscheidungsprozesse in Vereinen sind oft langsam, ineffektiv und frustrierend. Schließlich treffen sie Beschlüsse durch Abstimmungen unter gewählten Vertretern. Oft ist es schon schwierig, alle Abstimmungsbefugten an einen Tisch zu bekommen, weil sie auch berufliche und private Verpflichtungen und entsprechend volle Terminkalender haben.

Lösung: Mit Online-Kalendern ist es einfacher, einen gemeinsamen Termin zu finden. Digitale Kollaboration-Tools erlauben es, sich unkompliziert per Chat auszutauschen. Videokonferenzen vereinfachen es, Entscheidungen zu treffen, auch wenn es nicht möglich ist, dass alle zusammen in an einem Tisch sitzen. Sie kommen zudem oft mit Funktionen zur Aufzeichnung des Treffens oder automatische Transkripten. Aber auch Vorstandsbeschlüsse lasse sich online treffen – sofern die Satzung Eures Vereins dies zulässt.

Wer macht was? Verschafft Euch besseren Überblick über Aufgaben!

Problem: Wer schreibt eine Pressemitteilung für das nächste Sommerfest? Wer macht eine Bestellung beim Metzger für die Bratwürste? Wer bucht die Band? Aufgaben zu verteilen und die Übersicht zu behalten, damit sie rechtzeitig erledigt werden, kann in Vereinen schwierig sein.

Schließlich gibt es keinen Vorgesetzten wie in einem Unternehmen, der Aufgaben verteilt und kontrolliert, sodass diese auch abgeschlossen werden

Lösung: Webbasierte Task-Manager sind in Unternehmen alltäglich geworden, da sie das Zusammenarbeiten in Teams stark vereinfachen – besonders, wenn dessen Mitglieder nicht in einem Raum zusammensitzen können. Sie enthalten in der Regel Kalender und To-do-Listen, welche es erlauben, auf einem Kanban-Board Aufgaben bestimmten Mitgliedern zuzuweisen und dabei Erinnerungen für Fristen zu setzen. Besonders effektiv ist es, sie mit Kollaboration-Tools zu kombinieren, die Foren, Chats und gemeinsames Bearbeiten von Dateien ermöglichen.

Verbessert die Kommunikation mit Mitgliedern!

Problem: Der Austausch mit Euren Mitgliedern ist eines der wichtigsten Mittel, um eine starke Identifikation mit Eurem Verein herzustellen, ihr Vertrauen in den Vorstand zu intensivieren und ein Gemeinschaftsgefühl zu schaffen. Dabei ist nicht nur der Ton entscheidend, sondern auch die Kanäle. Für ein intensives Gemeinschaftsgefühl müssen Mitglieder auch untereinander kommunizieren und dem Vorstand unkompliziert ein Feedback geben können. Viele interne Probleme entstehen dadurch, dass Mitglieder sich nicht ausreichend informiert und integriert fühlen. Leider beschränken sich Vereine häufig beim Austausch mit ihren Mitgliedern noch auf das monatliche Rundschreiben und die jährliche Mitgliederversammlung.

Lösung: Social Intranets für Vereine mit Nachrichten-Feeds, Chats und Diskussionsforen geben Eurem Vorstand die Möglichkeit, Mitglieder mit geringem Aufwand über die neuesten Entwicklungen zu informieren. Zudem erhält der Vorstand gleich ein Feedback in Form von Kommentaren. Indem Sie den Mitgliedern die Möglichkeit geben, sich auf eine DSGVO-konforme Weise untereinander abzustimmen und zu vernetzen stärken Sie das Gemeinschaftsgefühl.

Lasst Eure Mitglieder ihre Daten selbst pflegen!

Problem: Die ständige Pflege der Mitgliederdaten ist eine Aufgabe, die kein Ehrenamtlicher gerne macht und viel Zeit kostet. Namen und Kontaktdaten sowie Erlaubnisse zum Lastschrift-Einzug müssen ständig aktuell gehalten werden. Aber Änderungswünsche erhalten Vereine auf den unterschiedlichsten Wegen: mal per E-Mail oder durch einen Anruf oder durch einen Zettel, der am Rande des Sommerfests überreicht wird. Leider haben gerade kleinere Vereine oft keine Werkzeuge, um damit umzugehen. Bei vielen liegen die Mitgliederdaten in in einer Excel-Datei auf dem privaten Computer eines Ehrenamtlichen. Richtig kompliziert wird dieses Thema durch die DSGVO. Seither müssen Daten in jedem Fall verschlüsselt abgelegt werden. Schon das Versenden einer unverschlüsselten Liste per E-Mail an ein anderes Vereinsmitglied ist ein Verstoß gegen die DSGVO, da die vom Provider des E-Mail-Servers mitgelesen werden können.

Lösung:  Warum nicht die Pflege der Mitgliederdaten den Mitgliedern selbst übertragen? Communitys und Intranets für Vereine machen es nicht nur möglich, dass Mitglieder online ihren Aufnahmeantrag ausfüllen. Außerdem können sie sich mit einem Passwort einloggen und selbst Adressdaten, Einzugsermächtigungen und Bewilligungen zur Zustellung von Newslettern verwalten. Voraussetzung ist natürlich, dass die Online-Plattform ihre Daten in Deutschland speichert und Euer Verein mit ihr einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen hat. Damit müsst Ihr Euch auch keine Sorgen um mögliche DSGVO-Verstöße mehr machen. 

Schafft mehr Transparenz bei den Finanzen!

Probleme: Steuererklärungen, Förderanträge und Spendenbescheinigungen: Die Buchhaltung ist ein Thema, das vielen Vereinen, mit denen wir sprechen, große Schmerzen bereitet. Fehler können – selbst, wenn sie unabsichtlich geschehen – die Existenz eines Vereins gefährden, den Zusammenhalt der Mitglieder in Frage stellen und das Ansehen des Vereins schädigen. Oft ist eine einzige Person für die Finanzen zuständig, die allein Zugriff auf alle Finanzdaten hat – sei, es, weil sie auf dem privaten Computer des Schatzmeisters liegen oder in Aktenordnern, deren System nur noch er versteht. Dieser Mangel an Transparenz macht es schwierig, Entscheidungen nachzuvollziehen und Fehler rechtzeitig zu erkennen.

Lösung: Buchhaltungs-Softwares können die Verwaltung der Finanzen stark vereinfachen. Doch klassische Finanz-Lösungen sind für Vereine oft ungeeignet, denn diese finanzieren sich zu großen Teilen aus Beiträgen, die meist per Lastschrift eingezogen werden. Sie brauchen daher spezielle Werkzeuge, welche die DSGVO-konforme Pflege von Mitgliederdaten, Beitragswesen und Finanzverwaltung verbinden. Spezielle Online-Lösungen für Vereine stellen diese am effektivsten sicher. Sie regeln detailliert, wer auf die Lösungen Zugriff bekommt und welche Rechte er zur Bearbeitung hat. Zudem bereiten Sie Daten in Echtzeit und für alle nachvollziehbar in grafischer Form dar und schaffen so ein Maximum an Transparenz.

Linda Koch

Linda Koch

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