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"Wir haben schon ein Intranet aber keiner nutzt es."

Probleme bei der Integration von Social Intranets im Verein

Sie haben bereits ein System zur Digitalisierung ihres Vereinslebens, aber leider nutzt es niemand und die Aktivität ihrer Mitglieder ist gering bis gar nicht vorhanden. Mit diesem Problem sind Sie definitiv nicht allein!
Viele Vereine, Verbände und Stiftungen haben im Zuge der Digitalisierung Systeme zur internen Verwaltung und Organisation eingeführt. Leider werden diese von den Mitgliedern viel zu wenig genutzt. Die Gründe hierfür sind oft vielfältig.

Zum einen sind viele Systeme sehr komplex aufgebaut. Mit wahnsinnig vielen Funktionen wird versucht den Anforderungen jeder Organisation gerecht zu werden. Genau das sorgt oft dafür, dass nur ein schwindend geringer Teil der Mitglieder versteht, wie das neue System zu nutzen ist. Besonders die ältere Generation hat Probleme die Masse der Funktionen zu überblicken und für sich zu filtern, was wichtig für die Arbeit in ihrem Verein oder Verband ist. Durch ein Baukasten System, welches die Möglichkeit bietet nur spezifische Funktionen auszuwählen und im besten Fall auch nur diese zu bezahlen, hätte eine Organisation die Chance das Intranet individuell an ihre Bedürfnisse anzupassen.

Genauso wichtig ist eine gute Einführung in das neue System. Meist scheitert es hier schon am Angebot der Softwarehersteller, deren Anfangssupport nicht ausreichend oder gar nicht vorhanden ist. Oft fühlt sich im Verein darüberhinaus niemand für das genutzte System verantwortlich, weshalb die digitale Zusammenarbeit und Organisation nicht funktioniert. Innerhalb des Vereins oder Verbandes sollte ein Verantwortlicher ausgewählt werden, der sich mithilfe des Support Teams in das Social Intranet einarbeitet. Er ist nicht nur für die Einrichtung der Plattform zuständig, sondern auch, um den Mitgliedern später ihre Fragen zu beantworten.

Wichtig ist es ebenfalls, dass der Verantwortliche zu Beginn Content erstellt, um allen Mitgliedern zu zeigen, wie es geht. Je nachdem welche Funktionen genutzt werden, sollten Beispiele erstellt werden, um die spätere Aktivität in Ihrem Social Intranet zu fördern. Oftmals scheitert die Nutzung des Social Intranets nämlich auch daran, dass niemand der oder die Erste sein möchte bzw. nicht klar ist, wozu und wie die jeweilige Funktion genutzt werden soll. Hier ist also die Devise: Gehen Sie als Verantwortlicher mit gutem Beispiel voran und erleichtern Sie so den Mitgliedern die Arbeit mit dem neuen System.

Ein weiterer wichtiger Punkt ist, dass viele Systeme nicht alle datenschutzrechtlichen Voraussetzungen erfüllen und die IT-Sicherheit ebenfalls mangelhaft ist. Für einen Laien ist das schwer zu erkennen, was große Unsicherheit hervorrufen kann und die Arbeit mit dem neuen System ebenfalls blockiert und einschränkt. Datenschutz wird im Vereins- und Organisationswesen groß geschrieben, weshalb auch ein mögliches System zur internen Organisation vorgegebene Standards und Richtlinien erfüllen muss. Dasselbe zählt für IT-Sicherheit, denn personenbezogene Daten im Internet zu organisieren, sollte nur mit der nötigen Sensibilität angegangen werden. Wichtig ist also, dass das neue Social Intranet der Organisation Wege und Mittel bereitstellt, sich sowohl datenschutzrechtlich, als auch im Sektor IT-Sicherheit abzusichern und den Mitgliedern ein sicheres System an die Hand zu geben.

Diese kleinen Dinge sowie eine richtige Struktur, können Ihnen schon helfen Ihr Social Intranet nicht nur in Betrieb zu nehmen, sondern auch die Aktivität ihrer Mitglieder zu steigern.
So stellt ein Social Intranet eine wahre Erleichterung für alle dar!

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