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So werdet Ihr in 5 Schritten zum digitalisierten Verein

Linda Koch

Viele Vereine stehen heute vor existenziellen Herausforderungen wie Mitgliederschwund oder demografischem Wandel. Um diesen begegnen zu können, müssen sie ihre Verwaltung durch digitale Werkzeuge vereinfachen und beschleunigen. Doch die Digitalisierung eines Vereins ist eine langfristige Investition in die Zukunft, die eine sorgfältige Planung verlangt. Wo anfangen? Wir zeigen Euch die ersten fünf Schritte auf dem Weg zum digitalisierten Verein.

1. Schreibt eine Liste Eurer Wünsche und Anforderungen

Euren Verein zu digitalisieren ist ein langfristiges Projekt. Damit es gelingt, ist entscheidend, dass Ihr zwei Dinge klar definiert: Zum einen welche konkreten Probleme Eures Vereins Ihr durch Digitalisierung lösen wollt. Und zum anderen welche Anforderungen Ihr daher an die digitalen Werkzeuge habt, die Ihr einführen wollt. Natürlich können digitale Lösungen nicht alle Probleme von Vereinen lösen. So können sie beispielsweise bei einem Sportverein nicht die Konkurrenz durch das neue Fitnesscenter beseitigen – aber vielleicht den Vorstand so bei der Buchhaltung entlasten, dass er Zeit hat, sich mehr mit diesem Thema zu beschäftigen.

Fragt dabei unbedingt Eure Mitglieder nach ihren konkreten Bedürfnissen. Was wünschen sie sich? Bessere Kommunikation zwischen Vorstand und Mitgliedern? Digitale Öffentlichkeitsarbeit? Weniger Aufwand bei der Buchhaltung und Verwaltung? Legt hier besonderen Wert auf die Meinung der Jüngeren – schließlich sind sie es, die sich im Job, in der Schule oder im Studium täglich mit digitalen Technologien beschäftigen. Schreibt Eure Wünsche in schließlich in einer Anforderungsliste nieder, die Ihr nutzt, um Eure digitalen Werkzeuge auszuwählen.

2. Bezieht Eure Mitglieder in die Auswahl der Lösung mit ein

Veränderungen lösen bei vielen Menschen Widerstände aus. Dies kann dazu führen, dass Eure digitale Lösung von den Mitgliedern in Eurem Verein abgelehnt und nicht benutzt wird. Es ist daher entscheidend, dass Ihr Eure Pläne rechtzeitig kommuniziert und die Mitglieder bei der Gestaltung der Digitalisierung Eures Vereins mit einbezieht. Wichtig ist, dass sie den Sinn der Maßnahmen verstehen. Stellt diese daher nicht als Selbstzweck dar, sondern beschreibt konkret, welche greifbaren Probleme durch Digitalisierung gelöst werden sollen. So zum Beispiel:  “Da wir Schwierigkeiten haben, Termine für Vorstandssitzungen vor Ort zu finden, können wir nicht schnell genug Entscheidungen zur Verbesserung unserer Nachwuchsarbeit finden. Durch Videokonferenzen können wir uns häufiger abstimmen und unsere Nachwuchsarbeit schneller vorantreiben.”

Bezieht die Mitglieder auch bei der Auswahl der Tools mit ein. Die meisten Lösungen bieten kostenlose Testversionen an, die Euren Mitgliedern die Möglichkeit geben, sich mit ihnen vertraut zu machen. So können sie sich selbst eine Meinung zu den Vor- und Nachteilen der unterschiedlichen Tools bilden.

3. Erstellt einen Kostenplan

Klar, einen Verein durch Digitalisierung fit für die Zukunft zu machen kostet Geld. Software, Abonnements von Cloud-Lösungen, Laptops und die Beratung von Experten haben ihren Preis. Deshalb solltet Ihr einen Budgetplan erstellen, der nicht nur den Anschaffungspreis, sondern auch die laufenden Ausgaben berücksichtigt. Oft finden sich in der Diskussion mit jüngeren Mitgliedern Möglichkeiten Kosten zu sparen.

Auch durch Förderprogramme lassen sich die Kosten der Digitalisierung senken. So haben viele Städte und Länder während der Corona-Zeit Programme zur Förderung der Digitalisierung von Vereinen aufgelegt wie zum Beispiel das Programm ‚Ehrenamt digitalisiert!‘ des Landes Hessen. Gute Startpunkte, um mögliche Förderungen zu finden sind die Website des Deutsches Ehrenamt e.V. und die Förderdatenbank des Bundeswirtschaftsministeriums.

4. Legt die rechtlichen Grundlagen in Eurer Satzung

Auch rechtlich müsst Ihr Euren Verein auf die Digitalisierung vorbereiten. Solltet Ihr planen, Mitgliederversammlungen und Vorstandssitzung in Zukunft per Videocalls und Online-Abstimmungen abzuhalten, müsst Ihr Eure Satzung entsprechend anpassen. Darin müsst Ihr die Abläufe dieser Online-Versammlungen so gestalten, dass nur Vereinsmitglieder oder deren Vertreter teilnehmen und ihre Stimme abgeben können. Hier gilt übrigens noch bis zum 31.12.2020 eine aufgrund von Covid-19 eingeführte Sonderregelung. Diese stellt Online-Mitgliederversammlungen Präsenzveranstaltungen rechtlich gleich, auch wenn dies nicht in der Satzung geregelt ist.

Natürlich müsst Ihr auch den Datenschutz beachten. Einwilligungserklärungen zur Verarbeitung personenbezogener Daten solltet Ihr ohnehin von allen Mitgliedern haben. Wenn Ihr plant,  Mitgliederdaten in einer Cloud-Plattform zu speichern, müsst Ihr zudem noch eine Auftragsverarbeitung abschließen.

5. Wählt einen Anbieter, der Eure individuellen Bedürfnisse berücksichtigt

Inzwischen gibt es eine Vielzahl von Anbietern, die digitale Tools für Vereine als Cloud-Lösungen anbieten. Die stellen ihre Angebote oft als standardisierte Software-Pakete bereit. Oft sind diese so gestaltet, dass sie alle Anwendungsfälle für Vereine wie Stammdatenpflege, Buchhaltung oder Community-Management abdecken. Doch wir stellen regelmäßig fest, dass standardisierte Lösungen nicht ausreichen, um der Individualität der Vereinswelt gerecht zu werden. Oft bieten Standardlösungen Features an, für die der einzelne Verein keine Verwendung hat. Umgekehrt stellen sie andere benötigte Funktionen nicht bereit, die dann durch ein zusätzliches Tool abgedeckt werden müssen.

Daher bietet Loxonet Euch eine Auswahl aus 22 Bausteinen an, mit denen Ihr Eure individuelle Software-Lösungen zusammenstellen könnt. Diese umfassen zum Beispiel Videokonferenz, Abstimmungen, CRM oder Events. Dabei zahlt Ihr nur für die jeweils ausgewählten Bausteine. So könnt Ihr sicherstellen, dass Eure digitale Lösungen optimal auf die Bedürfnisse Eurer Mitglieder abgestimmt ist. 

Linda Koch

Linda Koch

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