Ja, das kann sie! Wir haben hierfür für Sie eine „Schritt für Schritt Einrichtungshilfe“ eingerichtet. Diese ist auf Ihrer Instanz zu finden.

Unser Admin-Panel ist sozusagen die „Schaltzentrale“ Ihres Loxonets. Hier können Sie alle notwendigen Einstellungen zur optimalen Verwaltung und Vernetzung treffen.

Sie können uns jederzeit über den Chat (blaue Schaltfläche rechts unten) erreichen und uns Ihr Problem oder Ihr Feedback schildern. Innerhalb der Geschäftszeiten antworten wir Ihnen in der Regel innerhalb weniger Minuten. Am Wochenende und Feiertagen ist unser Support nur eingeschränkt verfügbar – wir melden uns aber schnellstmöglich bei Ihnen zurück!

Das Dashboard ist die Übersicht über Ihren Social Intranet-Account und beinhaltet alle wichtigen Informationen auf einem Blick. Anders als die anderen Apps ist das Dashboard kaum konfigurierbar. Das Dashboard besteht aus sechs Feldern. Das erste Feld enthält eine kurze Begrüßung, sowie das Datum, Kalenderwoche und eine Wetteraussicht. Das zweite Fenster, Loxonet Updates zeigt Ihnen die Neuerungen von Seiten des Systems. Inhalte zeigt Ihnen welche neuen Inhalte in Ihrem Social Intranet produziert wurden. Daten erinnert Sie an die anstehenden Deadlines, Geburtstage und andere Daten. User Updates zeigt Ihnen Veränderungen in den Profilen Ihrer Nutzer (neues Profilbild, aktualisierte Kontaktdaten, uvm.) Allgemeines bietet Ihnen als Organisation Platz wichtige Informationen und Stammdaten wie bspw. Kontodaten und Adresse der Organisation für alle  auf einen Blick zugänglich zu machen.

Um Ihr Loxonet so individuell wie möglich an Sie und Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen anzupassen, haben Sie unter dem Reiter Darstellung im Admin-Panel die Möglichkeit diese zu konfigurieren und Loxonet ein weiteres Stück zu Ihrem Loxonet zu machen.

Den genutzten Speicherplatz können Sie im Admin-Panel unter  System → Vertrag  bei Ihre Kontodaten in den Systemeinstellungen jederzeit einsehen.

Für weitere Angaben wie z.B. die Namen der Vorstände, haben wir das Dashboard vorgesehen. Hier können Sie unter Allgemeines die Namen und Positionen eintragen, wie folgend zu sehen.

Im Impressum selbst (dessen Angaben im Admin-Panel → System→ Kontoeinstellungen festgelegt werden) ist dies so nicht vorgesehen. Sie können diese natürlich unter «Organisationsname» eintragen. Bitte beachten Sie hier aber, dass diese Angaben nicht nur im Impressum, sondern auch zum Signieren der automatisch generierten E-Mails verwendet werden.

Das ist kein Problem. Gerne hilft unser technischer Support Ihnen dabei.

Wir möchten Ihnen beim Thema Digitalisierung so gut es geht unter die Arme greifen und haben Ihnen ein paar hilfreiche Dokumente zusammengestellt.

Über diesen Button kommen Sie zur Downloadseite. Dort können Sie kinderleicht das von Ihnen gewünschte Dokument herunterladen. 

zu den Dokumenten

Das gesuchte Dokument ist nicht dabei? Kontaktieren Sie uns ganz einfach und wir helfen Ihnen gerne weiter!

Sie finden die Datenschutzerklärung in der Admin-Panel.

Unsere Aktivitäts-E-Mails sollen die Interaktionsrate Ihrer User erhöhen. Diese werden nur in den ersten 30 Tagen gesendet, um die User daran zu erinnern, ihr Profil zu aktivieren und im Social Intranet zu interagieren.

Sie werden verschickt, wenn eine Person längere Zeit im Intranet nicht war.
Dies hängt vom letzten Datum der Einloggung ab, und diese Emails sollen die Anwesenheit der Nutzer erhöhen.

Es gibt eine Option, um solche E-Mails zu deaktivieren. Dazu müssen Sie im Admin-Panel die Option «Aktivitäts-E-Mails aktivieren» ausschalten.

Am besten geben Sie entweder die offizielle E-Mail-Adresse Ihrer Organisation an (wie z.B. info@organisation.de) oder die offizielle E-Mail-Adresse der Person, die als Hauptverantwortliche (Administrator) agiert. Die E-Mail-Adresse, die in der Fußzeile Ihres Intranets angezeigt wird, ist i.d.R. übereinstimmend mit dieser.

Der Versand von System-E-Mails kann im Admin Panel geregelt werden. Hierfür gehen Sie bitte in das Admin Pannel → Community und dann in die Userverwaltung. Bitte wählen Sie nun die gewünschten Personen aus, scrollen sie die Seite runter und wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Um das E-Mail-Abonnement festzulegen, wählen Sie bitte in dem ersten Feld E-Mail Abonnement aktualisieren aus. In dem zweiten Feld stellt man ein was sie ändern wollen. Das dritte Feld gibt Ihnen die Wahl zwischen an- und abmelden. Diese Aktion können Sie auch für mehrere User/Usergruppen gleichzeitig vornehmen.

Abgesehen von dieser globalen Möglichkeit der Einstellung, kann jeder User selbst in seinem privaten Bereich unter E-Mail Benachrichtigungen festlegen, welche Benachrichtigungsemails empfangen werden sollen.

Die Absende- und Antwort-Adresse – also die E-Mail-Adresse, von der die automatischen Systemmails versendet werden und auf die Empfänger der Loxonet-System-E-Mails antworten können/sollen – kann im Admin Panel → E-Mails → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden.

Um diese Templates einzusehen, begeben Sie sich als Admin in das Admin-Panel → E-Mails → Vorschau.
Die E-Mail-Vorlagen können nicht geändert werden.

Wohin werden System-E-Mails gesendet?
Alle System-E-Mails werden an die E-Mail-Adresse gesendet, unter der der Admin registriert ist.

Was ist wenn es mehrere Admins gibt, wer wird System-E-Mails erhalten?

Alle System-E-Mails werden an alle Admins gesende.

Ich habe als Administrator eine Aktion durchgeführt, um eine Benachrichtigung zu erhalten und zu sehen, wie sie aussieht, aber die Benachrichtigung kam nicht. Warum?

Die E-Mail geht nicht an den Admin, der die Aktion vorgenommen hat, weil es keinen Sinn hat, ihn über seine Aktionen zu informieren.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass alle anderen Administratoren werden darüber benachrichtigt.

Der Versand von E-Mails kann im Admin Panel geregelt werden. Hierfür gehen Sie bitte in das Admin Pannel → Community ( Mitarbeiter ) und dann in die Mitgliederverwaltung für die Einstellung. Bitte wählen Sie nun die gewünschten Personen aus, scrollen sie die Seite runter und wählen Sie bitte die Aktion mit den Kontakten aus. Wählen Sie bitte in dem ersten Feld E-Mail Abonnement aktualisieren aus. In dem zweiten Feld stellt man ein was sie ändern wollen. Das dritte Feld gibt Ihnen die Wahl zwischen an- und abmelden. Diese Aktion können Sie auch für mehrere User gleichzeitig vornehmen.

Auf die gleiche Weise können Sie andere Abonnements ein- oder ausschalten.

Sie können als Administrator im Admin-Panel unter Community → Nutzergruppen neue Gruppen anlegen und sodann unter Nutzerverwaltung die User dorthin übertragen. Bitte beachten Sie, das eine einst angelegte Gruppe erst gelöscht werden kann, wenn keine User mehr in dieser Gruppe verzeichnet sind.

Um es Ihnen bei der User-Übertragung leicht zu machen, können Sie mehrere Nutzer auswählen und unten auf der Seite eine Aktion (Nutzergruppe ändern) auswählen. 

Der Profil-Untertitel sind die Informationen, die unter dem Namen in der Profil-Vorschau angezeigt werden.

Im Admin-Panel unter Community → Allgemeine Einstellungen, können Sie bis zu 3 benutzerdefinierte Profilfelder auswählen. Sie werden mit einem Komma getrennt.

Beachten Sie, dass private Bereiche von der Liste ausgeschlossen wurden! Wenn Sie dieses Feld leer lassen, gibt es keinen Untertitel.

Nach dem Import der Userdaten können Sie mit einem Klick eine E-Mail mit dem Aktivierungslink an alle Ihre User senden.

Diese E-Mail wird aber erst an die User verschickt, wenn Sie auf dem orange unterlegeten Bereich auf Nachricht senden klicken. Sollen diese Einladungsmails gar nicht versendet werden, weil der Userupload ein weiteres Mal vorgenommen werden soll, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

Für eine strukturierte und übersichtliche Nutzerverwaltung, werden alle Nutzer in entsprechenden Gruppen verwaltet. Mögliche Beispiele hierfür sind: Mitarbeiter, Vorstand, Anwärter, Sportler, Fundraising…

Einige unserer Kunden legen großen Wert darauf, dass auch Ihre verstorbenen Mitglieder oder Mitarbeiter weiterhin ein Profil im sog. Gedenkzustand im Social Intranet haben. Dieses wird “ergraut” dargestellt und es ist sichergestellt, dass weder Benachrichtigungen erfolgen können, noch Logins möglich sind.
Im Admin-Panel → Community → Allgemeine Einstellungen kann die Möglichkeit, Profile im Gedenkzustand anzuzeigen, ausgewählt oder ausgestellt werden.

Ausschließlich Admins sind dazu berechtigt den Todestag einzutragen. Darüber hinaus kann niemand (auch nicht der Admin selbst) das eigene Todesdatum bearbeiten. Der Hauptgrund hierfür ist vor allem, das Missbrauchsrisiko bei einem so empfindlichen Thema so gering wie möglich zu halten.



Seien Sie aufmerksam, das «Verstorben am» Profilfeld ist für den Gedenkzustand verantwortlich. Eine Umbenennung wird nicht empfohlen.

Den Excel Import können Sie in der Import-Funktion durchführen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Profilfelder vorher sorgfältig angelegt haben. Die zum Download bereits Excel-Vorlage synchronisiert sich nämlich mit diesen. Fügen Sie nun per “copy&paste” alle Daten in die entsprechenden Felder ein, laden Sie die Liste hoch und starten Sie den Import.

Das manuelle Hinzufügen von Mitgliedern kann in der Mitgliederverwaltung vorgenommen werden. Bitte geben Sie einfach Name und Email an. Ihr Mitglied erhält eine Benachrichtigungs-Email und kann das Konto mit einem Klick aktivieren.

Der/die Administrator/en nimmt eine besondere/übergeordnete Rolle im Intranet ein und übernimmt dabei spezielle Aufgaben, wie das Verwalten.

Um einen weiteren Administrator zu benennen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Dort gehen Sie nun auf die Einstellungen für die „List“. Dort kommen Sie auf die Mitgliederverwaltung. Hier haben Sie eine Liste Ihrer bereits hinzugefügten Nutzer. Um einen bereits hinzugefügten Nutzer zum Admin zu benennen, aktivieren Sie den Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü in dem «Aktion auswählen» steht. Hier finden Sie die Option «Benutzergruppe ändern». Wenn Sie das auswählen, erscheint ein zweites Dropdown-Menü direkt daneben «Benutzergruppe auswählen» in dem Sie nun «Administrators» auswählen können. Bestätigen Sie anschließend mit «ok».

Wenn Sie eine bisher noch nicht hinzugefügte Person als Administrator hinzufügen möchten, haben Sie in der Mitgliederverwaltung im Admin Panel die Funktion „Personen hinzuzufügen“. In dem erscheinenden Feld geben Sie die personenbezogenen Daten ein und wählen vor dem Bestätigen im letzten Dropdown-Menü die Benutzergruppe «Administratoren“ aus.

Möchten Sie einzeln neue User zum Social Intranet hinzufügen geht das ganz einfach im Admin-Panel  → Mitarbeiter → Nutzerverwaltung und klicken Sie auf Neuen Nutzer hinzufügen.

Fangen Sie gerade erst an das Social Intranet einzurichten, denken Sie daran, bevor Sie neue User hinzufügen, Usergruppen zu erstellen.

Benutzerrechte können im Admin-Panel unter Zugriffsrechte → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden. Hier kann für jede Applikation die Sie im Social Intranet nutzen sowie für jede Benutzergruppe die jeweiligen Zugriffs- und Nutzungsrechte festgelegt werden.

Einzelne Gäste können im CRM unter Gast hinzufügen mit wenigen Klicks hinzugefügt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit eine ganze Gästeliste ähnlich dem Userupload im Admin-Panel  → CRM  → Import-Funktion vorzunehmen.

Profilfelder können im Admin-Panel unter Community → Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

Seien Sie aufmerksam, das «Verstorben am» Profilfeld ist für den Gedenkzustand verantwortlich. Eine Umbenennung wird nicht empfohlen.
Wenn Sie dieses Feld deaktivieren möchten, empfehlen wir Ihnen den folgenden Artikel zu lesen: https://loxonet.com/docs/admin-panel/benutzerverwaltung/was-sind-profile-im-gedenkzustand/

Die Daten der Loxonet-Nutzer, können entweder über die Import-Funktion (via Excel-Datei) oder manuell (einzeln) hinzugefügt werden.
Hierher gelangen Admins über das Admin-Panel → Community  → Import-Funktion. 

Manuell können Sie neue User über Community  → Userverwaltung. 

Hierfür rufen Sie als Administrator das Admin-Panel auf. Unter Community  → Userverwaltung können die einzelnen User ausgewählt werden und mit Klick auf die drei Punkte rechts neben dem Namen können die Sicherheitseinstellungenaufgerufen werden. Hier können Sie Administratorenrechte vergeben werden.

Dies kann zwei Ursachen haben.

1. Der Nutzer besteht schon als CRM Kontakt
2. Eine andere Person verwendet diese Email bereits

Wenn Sie zu wenig Zeit haben sich einen Überblick im Social Intranet zu verschaffen, laden Sie sich die Nutzerkartei herunter und kontrollieren diese Liste mit der Excel-Suchfunktion gegen. So erkennt man schnell, wer welche Emails zugewiesen bekommen hat.

Es kommt vor, dass eine Person, die zum Intranet eingeladen wurde, es nicht geschafft hat, dem Link zu folgen und sein Konto rechtzeitig zu registrieren, und er kann diesen Aktivierungsmail nicht mehr finden.

Für diesen Fall haben wir eine Funktion zum erneuten Versenden der Aktivierungs-E-Mail vorhergesehen.

Um Einladungs-E-Mail erneut zu senden, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie  Aktivierungs-E-Mail senden.

So senden Sie ein Massen-Mailing an mehrere Benutzer.

Um  mehrere Benutzer auszuwählen , aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung «Aktion auswählen». Hier finden Sie die Option «Aktivierungs-E-Mail erneut senden». Bestätigen Sie anschließend mit OK.

Um einen Nutzer zu löschen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Nutzer löschen.

Um mehrere Benutzer zu löschen, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung «Aktion auswählen». Hier finden Sie die Option «Ausgewählte Nutzer löschen». Bestätigen Sie anschließend mit OK.

Profilfelder können im Admin-Panel unter Community → Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

Sie können auch Zugriffsrechte und Sichtbarkeit für dieses Feld einstellen.

Dieses Feld wird in den Profileinstellungen des Benutzers angezeigt.

Nachdem Sie Ihre Benutzer importiert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Aktivierungs-E-Mails später zu versenden oder den Import rückgängig zu machen.

!Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Nachrichten (z. B. Einladungen zur Veranstaltung) an neue Benutzer zu senden, bevor diese Benutzer eine Aktivierungs-E-Mail erhalten haben.

Bitte beachten Sie, dass, wenn man Benutzer einzeln anlegt, wird die Aktivierungs-E-Mail sofort versendet.

Wenn Sie keine vollständige Adresse angeben wollen, oder wenn Sie z. B. eine Straße und eine Postleitzahl im selben Feld angeben wollen.

Leider können wir die Benutzerdaten nicht mit CSV-Dateien verwalten.
Mit CSV können nur neue Benutzer importiert werden.

Wenn ein Nutzer bereits vorhanden ist, wird der Import dieses Benutzers einfach übersprungen.

Sie können es machen, indem Sie ins Admin-Panel gehen, dort finden Sie die Nutzerverwaltung. Hier klicken Sie auf Alle Mitglieder exportieren, wie auf dem Screenshot.

Sie können auch einzelne Benutzerdaten exportieren.

Profilfelder können im Admin-Panel unter Community → Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

Sie können auch Zugriffsrechte und Sichtbarkeit für dieses Feld einstellen.

Dieses Feld wird in den Profileinstellungen des Benutzers angezeigt.

Alle User sind in ihrem Loxonet in Usergruppen angelegt. Hiervon können Sie im Admin-Panel beliebig viele anlegen. User können außerdem in mehreren Usergruppen sein. Auf der Seite Zugriffsrechte im Admin-Panel, können Sie sodann die einzelnen Zugriffsrechte pro Benutzergruppe koordinieren.

Sie können so viele Nutzer hinzufügen und mit administratorischen Rechten und Pflichten ausstatten, wie es für Ihre optimale Verwaltung notwendig ist. Beachten Sie jedoch, dass zu viele Köche den Brei auch verderben können und man bei zu vielen Administratoren schnell den Überblick verlieren kann.

Es gibt Fälle, in denen Sie bestimmte Funktionen von Loxonet für bestimmte Benutzergruppen deaktivieren und komplett unsichtbar machen wollen.

Wir zeigen Ihnen dies mit einem Beispiel von CRM-Kontakten, wie es gemacht werden kann.

Sie können CRM-Kontaken ausblenden, indem Sie ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Zugriffsrechte. Finden Sie die gewünschte Anwendung (CRM) in der Liste. Und deaktivieren Sie die bestimmte Zugriffsrechte In unserem Fall ist es Dieser Nutzergruppe den Zugriff auf die Funktion erlauben für die erforderlichen Gruppen.

Und klicken Sie dann auf Speichern.

Diese Anwendung wird dann aus der Liste für die ausgewählten Gruppen verschwinden.

Leider kann die Auswahl der Zugriffsart (Benutzer oder Gruppe) erst zum Zeitpunkt der Erstellung erfolgen. Ein Beispiel hierfür sind die Unterordner in der Cloud, welche mit eigenen Zugriffen eingestellt werden können- diese müssen allerdings im Hintergrund synchronisiert werden. Und wenn wir zulassen, dass die Zugriffsart während der Bearbeitung geändert werden kann, führt dies zu einer Menge Konflikte.
In anderen Anwendungen wird die Zugriffsart ebenfalls zum Zeitpunkt der Erstellung gespeichert, da viele Prozesse im Hintergrund ablaufen, wie z. B. das Senden von E-Mails, Push-Benachrichtigungen usw. Auch die Änderung der Zugriffsart kann zu vielem möglichen Konflikten führen, welche technisch schwer zu lösen sind. Daher ist es am einfachsten, die bisherige Ordnerstruktur zu löschen und eine neue Struktur mit der neuen Zugriffsart anzulegen.

Sie können die Anzahl der Krankheitstage im Admin-Panel ändern.

Um CRM Kontaktgruppen zu löschen, gehen Sie auf das Admin Panel, wählen Sie «CRM» > CRM Kontaktgruppen.
Hier wählen Sie die zu löschenden Gruppen aus und können über die 3 Punkte auf der rechten Seite die Gruppe löschen.
Beachten Sie, dass kein Kontakt dieser Gruppe angehören darf, um die Gruppe final zu löschen.