Unser Admin-Panel ist sozusagen die „Schaltzentrale“ Ihres Loxonets. Hier können Sie alle notwendigen Einstellungen zur optimalen Verwaltung und Vernetzung treffen.

Sie können uns jederzeit über den Chat (blaue Schaltfläche rechts unten) erreichen und uns Ihr Problem oder Ihr Feedback schildern. Innerhalb der Geschäftszeiten antworten wir Ihnen in der Regel innerhalb weniger Minuten. Am Wochenende und Feiertagen ist unser Support nur eingeschränkt verfügbar – wir melden uns aber schnellstmöglich bei Ihnen zurück

Die komplette Einrichtung von Loxonet kann bereits in wenigen Stunden abgeschlossen sein. Im Durchschnitt dauert es wenige Tage, bis Loxonet bis ins letzte Detail eingerichtet und das Social Intranet einsatzbereit ist.

Um Ihr Loxonet so individuell wie möglich an Sie und Ihre Organisation oder Ihr Unternehmen anzupassen, haben Sie unter dem Reiter Darstellung im Admin-Panel die Möglichkeit diese zu konfigurieren und Loxonet ein weiteres Stück zu Ihrem Loxonet zu machen.

Für weitere Angaben wie z.B. die Namen der Vorstände, haben wir das Dashboard vorgesehen. Hier können Sie unter Allgemeines die Namen und Positionen eintragen, wie folgend zu sehen.

Im Impressum selbst (dessen Angaben im Admin-Panel → System→ Kontoeinstellungen festgelegt werden) ist dies so nicht vorgesehen. Sie können diese natürlich unter „Organisationsname“ eintragen. Bitte beachten Sie hier aber, dass diese Angaben nicht nur im Impressum, sondern auch zum Signieren der automatisch generierten E-Mails verwendet werden.

Das ist kein Problem. Gerne hilft unser technischer Support Ihnen dabei.

Den genutzten Speicherplatz können Sie im Admin-Panel unter  System → Vertrag  bei Ihre Kontodaten in den Systemeinstellungen jederzeit einsehen.

Sie können die Datenschutzerklärung in der Admin-Panel → System→ Datenschutz finden.

Die Absende- und Antwort-Adresse – also die E-Mail-Adresse, von der die automatischen Systemmails versendet werden und auf die Empfänger der Loxonet-System-E-Mails antworten können/sollen – kann im Admin Panel → E-Mails → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden.

Unsere Aktivitäts-E-Mails sollen die Interaktionsrate Ihrer User erhöhen. Diese werden nur in den ersten 30 Tagen gesendet, um die User daran zu erinnern, ihr Profil zu aktivieren und im Social Intranet zu interagieren.

Sie werden verschickt, wenn eine Person längere Zeit im Intranet nicht war.
Dies hängt vom letzten Datum der Einloggung ab, und diese Emails sollen die Anwesenheit der Nutzer erhöhen.

Es gibt eine Option, um solche E-Mails zu deaktivieren. Dazu müssen Sie im Admin-Panel →
E-Mails → Allgemeine Einstellungen  die Option Aktivitäts-E-Mails aktivieren ausschalten.

Der Versand von System-E-Mails kann im Admin Panel geregelt werden. Hierfür gehen Sie bitte in das Admin Pannel → Community/Mitarbeiter und dann in die Nutzerverwaltung.

 Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Benachrichtigungen.

In dem Fenster wird eine Liste von Benachrichtigungen angezeigt, die Sie einrichten können. Vergessen Sie nicht zu speichern.

*Beachten Sie, dass nicht alle Kontrollkästchen ein- und ausgeschaltet werden können, da dies vom System nicht vorgesehen ist.

Diese Aktion können Sie auch für mehrere User/Usergruppen gleichzeitig vornehmen.

Bitte wählen Sie nun die gewünschten Personen aus, scrollen sie die Seite runter und wählen Sie die gewünschte Aktion aus. Um das E-Mail-Abonnement festzulegen, wählen Sie bitte in dem ersten Feld E-Mail-Abo ändern aus. In dem zweiten Feld stellt man ein was sie ändern wollen. Das dritte Feld gibt Ihnen die Wahl zwischen an- und abmelden.
Vergessen Sie nicht zu speichern, indem Sie die Taste Ok klicken.

Abgesehen von dieser globalen Möglichkeit der Einstellung, kann jeder User selbst in seinem privaten Bereich unter Benachrichtigungen festlegen, welche Benachrichtigungen empfangen werden sollen.

*Wenn Sie auf die Schaltfläche links neben Vollständiger Name klicken, können Sie alle Benutzer markieren.

Wohin werden System-E-Mails gesendet?
Alle System-E-Mails werden an die E-Mail-Adresse gesendet, unter der der Admin registriert ist.

Was ist wenn es mehrere Admins gibt, wer wird System-E-Mails erhalten?

Alle System-E-Mails werden an alle Admins gesende.

Ich habe als Administrator eine Aktion durchgeführt, um eine Benachrichtigung zu erhalten und zu sehen, wie sie aussieht, aber die Benachrichtigung kam nicht. Warum?

Die E-Mail geht nicht an den Admin, der die Aktion vorgenommen hat, weil es keinen Sinn hat, ihn über seine Aktionen zu informieren.

Hinweis: Bitte beachten Sie, dass alle anderen Administratoren werden darüber benachrichtigt.

Am besten geben Sie entweder die offizielle E-Mail-Adresse Ihrer Organisation an (wie z.B. info@organisation.de) oder die offizielle E-Mail-Adresse der Person, die als Hauptverantwortliche (Administrator) agiert. Die E-Mail-Adresse, die in der Fußzeile Ihres Intranets angezeigt wird, ist i.d.R. übereinstimmend mit dieser.

Sie können diese E-Mail-Adresse im Admin-Panel → E-Mails → Allgemeine Einstellungen ändern.

Die Daten der Loxonet-Nutzer, können entweder über die Import-Funktion (via Excel-Datei) oder manuell (einzeln) hinzugefügt werden.
Hierher gelangen Admins über das Admin-Panel → Community  → Import-Funktion. 

Manuell können Sie neue User über Admin-Panel → Community  → Userverwaltung. 

Möchten Sie einzeln neue User zum Social Intranet hinzufügen geht das ganz einfach im Admin-Panel  → Mitarbeiter (Community) → Nutzerverwaltung und klicken Sie auf Neuen Nutzer hinzufügen.

Bitte geben Sie einfach Geschlecht, Name, Nutzergruppe und Email an. Ihr Mitglied erhält eine Benachrichtigungs-Email und kann das Konto mit einem Klick aktivieren.

* Fangen Sie gerade erst an das Social Intranet einzurichten, denken Sie daran, bevor Sie neue User hinzufügen, Usergruppen zu erstellen.

Den Excel Import können Sie in der Import-Funktion durchführen. Admin-Panel →  Community → Import-Funktion. Bitte beachten Sie, dass Sie die Profilfelder vorher sorgfältig angelegt haben. Die zum Download bereits Excel-Vorlage synchronisiert sich nämlich mit diesen.

• Zuerst müssen Sie sich bitte die neue Vorlage im Admin-Panel herunterladen.

Die neue aktuelle Vorlage finden Sie auf der Seite „Import-Funktion“.

Fügen Sie nun per “copy&paste” alle Daten in die entsprechenden Felder ein.

Wenn Sie sich für die automatische Zuweisung von Benutzern entschieden haben:

• In dieser neuen Vorlage finden Sie das Feld Nutzergruppen, welche Sie mit bestehenden Nutzergruppen ausfüllen können. Die Gruppen müssen bitte durch Kommata getrennt angegeben werden. Zum Beispiel: (Mitarbeiter, Alumni, Mitglied).

Wenn Sie beim Import die „manuelle Auswahl“ wählen dann lassen Sie das Feld Nutzergruppen in der Importdatei leer, und wählen Sie vor dem Import die erforderlichen Benutzergruppen für alle Benutzer aus.

Dies gilt sowohl für Benutzerimporte als auch für CRM-Kontakte.

* Für den erfolgreichen Import müssen mindestens drei Spalten ausgefüllt werden.
1. Geschlecht
2. Vorname
3. Nachname

Die übrigen Spalten können leer bleiben.

*Damit die Telefonnummer korrekt importiert werden kann, geben Sie die Telefonnummer in folgendem Format an: [Landesvorwahl][Ortsvorwahl][Nummer]

• Laden Sie die Liste hoch und starten Sie den Import.

* Wenn beim Import ein Fehler auftritt, wird eine detaillierte Fehlermeldung angezeigt.





*Wenn ein Nutzer bereits vorhanden ist, wird der Import dieses Benutzers einfach übersprungen.

Nachdem Sie Ihre Benutzer importiert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Aktivierungs-E-Mails später zu versenden oder den Import rückgängig zu machen.

Diese E-Mail wird aber erst an die User verschickt, wenn Sie auf dem orange unterlegeten Bereich auf Nachricht senden klicken. 

Sie können den Import auch abbrechen, indem Sie auf Import rückgängig machen klicken.

*Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Nachrichten (z. B. Einladungen zur Veranstaltung) an neue Benutzer zu senden, bevor diese Benutzer eine Aktivierungs-E-Mail erhalten haben.

*Bitte beachten Sie, dass, wenn man Benutzer einzeln anlegt, wird die Aktivierungs-E-Mail sofort versendet.

Dies kann zwei Ursachen haben.

1. Der Nutzer besteht schon als CRM Kontakt
2. Eine andere Person verwendet diese Email bereits

Wenn Sie zu wenig Zeit haben sich einen Überblick im Social Intranet zu verschaffen, laden Sie sich die Nutzerkartei herunter und kontrollieren diese Liste mit der Excel-Suchfunktion gegen. So erkennt man schnell, wer welche Emails zugewiesen bekommen hat.

Für eine strukturierte und übersichtliche Nutzerverwaltung, werden alle Nutzer in entsprechenden Gruppen verwaltet. Mögliche Beispiele hierfür sind: Mitarbeiter, Vorstand, Anwärter, Sportler, Fundraising…

Sie können als Administrator im Admin-Panel unter Community → Nutzergruppen neue Gruppen anlegen und sodann unter Nutzerverwaltung die User dorthin übertragen.

Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Accounteinstellungen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit dem User Nutzergruppenzugehörigkeit zu ändern.

Um es Ihnen bei der User-Übertragung leicht zu machen, können Sie mehrere Nutzer auswählen und unten auf der Seite eine Aktion Nutzergruppe ändern auswählen. Im zweiten Feld wählen Sie die gewünschten Gruppen aus und im dritten Feld wählen Sie, was getan werden soll.

Vergessen Sie nicht zu speichern, indem Sie die Taste Ok klicken.

*Wenn Sie auf die Schaltfläche links neben Vollständiger Name klicken, können Sie alle Benutzer markieren.

*Bitte beachten Sie, das eine einst angelegte Gruppe erst gelöscht werden kann, wenn keine User mehr in dieser Gruppe verzeichnet sind.

Der Profil-Untertitel sind die Informationen, die unter dem Namen in der Profil-Vorschau angezeigt werden.

Im Admin-Panel unter Community → Allgemeine Einstellungen, können Sie bis zu 3 benutzerdefinierte Profilfelder auswählen.

Einige unserer Kunden legen großen Wert darauf, dass auch Ihre verstorbenen Mitglieder oder Mitarbeiter weiterhin ein Profil im sog. Gedenkzustand im Social Intranet haben. Dieses wird “ergraut” dargestellt und es ist sichergestellt, dass weder Benachrichtigungen erfolgen können, noch Logins möglich sind.
Im Admin-Panel → Community → Allgemeine Einstellungen kann die Möglichkeit, Profile im Gedenkzustand anzuzeigen, ausgewählt oder ausgestellt werden.

Ausschließlich Admins sind dazu berechtigt den Todestag einzutragen. Darüber hinaus kann niemand (auch nicht der Admin selbst) das eigene Todesdatum bearbeiten. Der Hauptgrund hierfür ist vor allem, das Missbrauchsrisiko bei einem so empfindlichen Thema so gering wie möglich zu halten.

Seien Sie aufmerksam, das „Verstorben am“ Profilfeld ist für den Gedenkzustand verantwortlich. Eine Umbenennung wird nicht empfohlen.

Benutzerrechte können im Admin-Panel unter Zugriffsrechte → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden. Hier kann für jede Applikation die Sie im Social Intranet nutzen sowie für jede Benutzergruppe die jeweiligen Zugriffs- und Nutzungsrechte festgelegt werden.

Es kommt vor, dass eine Person, die zum Intranet eingeladen wurde, es nicht geschafft hat, dem Link zu folgen und sein Konto rechtzeitig zu registrieren, und er kann diesen Aktivierungsmail nicht mehr finden.

Für diesen Fall haben wir eine Funktion zum erneuten Versenden der Aktivierungs-E-Mail vorhergesehen.

Um Einladungs-E-Mail erneut zu senden, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Aktivierungs-E-Mail senden.

So senden Sie ein Massen-Mailing an mehrere Benutzer.

Um mehrere Benutzer auszuwählen, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Aktion auswählen“. Hier finden Sie die Option Aktivierungs-E-Mail erneut senden. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

Wir können die Benutzerdaten nicht mit CSV-Dateien verwalten.
Mit CSV können nur neue Benutzer importiert werden.

Möchten Sie alle User exportieren, geht das ganz einfach im Admin-Panel  → Mitarbeiter (Community) → Nutzerverwaltung und klicken Sie auf Alle Mitglieder exportieren.

Sie können auch einzelne Benutzerdaten exportieren.
Markieren Sie die gewünschten Benutzer und exportieren Sie sie.

Sie können auch einen Filter verwenden, um Benutzer zu exportieren, die der gleichen Benutzergruppe angehören.

Hier können Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers verbergen.

*Ebenso können andere Informationen ein- oder ausgeblendet werden.

Hat bspw. einer Ihrer User eine neue E-Mail-Adresse, mit der er nun auch im Social Intranet vertreten sein möchte, kann er diese entweder selbst in seinen Accountseinstellungen ändern oder aber von einem Admin im Admin-Panel ändern lassen.

Loggen Sie sich ins Admin-Panel ein und wählen Sie bitte Community an. Suchen Sie dort den jeweiligen User, dessen E-Mail-Adresse geändert werden soll und gehen Sie auf die drei Punkte hinter seinem Namen. Dort können Sie Accounteinstellungen anwählen.

Hier können Sie die E-Mail Adresse ändern.

Um einen Nutzer zu löschen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Nutzer löschen.

Um mehrere Benutzer zu löschen, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Aktion auswählen“. Hier finden Sie die Option Ausgewählte Nutzer löschen. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

Wer oder was ist ein Administrator?

Der/die Administrator/en nimmt eine besondere/übergeordnete Rolle im Intranet ein und übernimmt dabei spezielle Aufgaben, wie das Verwalten.

Wie können weitere User mit Administrationsrechten ausgestattet werden?

Hierfür rufen Sie als Administrator das Admin-Panel auf. Unter Mitarbeiter → Nutzerverwaltung können die einzelnen User ausgewählt werden und mit Klick auf die drei Punkte rechts neben dem Namen können die Accounteinstellungen aufgerufen werden.

Hier können Sie Administratorenrechte vergeben werden.

Vergessen Sie nicht, auf Speichern zu klicken.

*Sie können so viele Nutzer hinzufügen und mit administratorischen Rechten und Pflichten ausstatten, wie es für Ihre optimale Verwaltung notwendig ist. Beachten Sie jedoch, dass zu viele Köche den Brei auch verderben können und man bei zu vielen Administratoren schnell den Überblick verlieren kann.

Alle User sind in ihrem Loxonet in Usergruppen angelegt. Hiervon können Sie im Admin-Panel beliebig viele anlegen. User können außerdem in mehreren Usergruppen sein. Auf der Seite Zugriffsrechte im Admin-Panel, können Sie sodann die einzelnen Zugriffsrechte pro Benutzergruppe koordinieren.

Es gibt Fälle, in denen Sie bestimmte Funktionen von Loxonet für bestimmte Benutzergruppen deaktivieren und komplett unsichtbar machen wollen.

Wir zeigen Ihnen dies mit einem Beispiel von CRM-Kontakten, wie es gemacht werden kann.

Sie können z.B. CRM-Kontaken ausblenden, indem Sie ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Zugriffsrechte. Finden Sie die gewünschte Anwendung (CRM) in der Liste. Und deaktivieren Sie die bestimmte Zugriffsrechte In unserem Fall ist es Dieser Nutzergruppe den Zugriff auf die Funktion erlauben für die erforderlichen Gruppen.

Und klicken Sie dann auf Speichern.

Diese Anwendung wird dann aus der Liste für die ausgewählten Gruppen verschwinden.

Sie können auch die Marktplatzfunktion verwenden, um die App für alle Benutzergruppen aus- oder einzuschalten.

Leider kann die Auswahl der Zugriffsart (Benutzer oder Gruppe) erst zum Zeitpunkt der Erstellung erfolgen. Ein Beispiel hierfür sind die Unterordner in der Cloud, welche mit eigenen Zugriffen eingestellt werden können- diese müssen allerdings im Hintergrund synchronisiert werden. Und wenn wir zulassen, dass die Zugriffsart während der Bearbeitung geändert werden kann, führt dies zu einer Menge Konflikte.
In anderen Anwendungen wird die Zugriffsart ebenfalls zum Zeitpunkt der Erstellung gespeichert, da viele Prozesse im Hintergrund ablaufen, wie z. B. das Senden von E-Mails, Push-Benachrichtigungen usw. Auch die Änderung der Zugriffsart kann zu vielem möglichen Konflikten führen, welche technisch schwer zu lösen sind. Daher ist es am einfachsten, die bisherige Ordnerstruktur zu löschen und eine neue Struktur mit der neuen Zugriffsart anzulegen.

Profilfelder können im Admin-Panel unter Community → Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

*Seien Sie aufmerksam, das „Verstorben am“ Profilfeld ist für den Gedenkzustand verantwortlich. Eine Umbenennung wird nicht empfohlen.

Um die Reihenfolge der Profilfelder in einem Block zu ändern, halten Sie das gewünschte Feld gedrückt und verschieben Sie es an die gewünschte Stelle.

Krankheitstage können im Admin-Panel unter Kalender → Allgemeine Einstellungen angepasst werden.

Einzelne Gäste können im CRM unter Gast hinzufügen mit wenigen Klicks hinzugefügt werden.

Rufen Sie dazu die CRM-Anwendung auf und klicken Sie auf CRM-Kontakt hinzufügen.

Füllen Sie in dem nun erscheinenden Formular alle erforderlichen Felder aus und speichern Sie die Daten.

Außerdem besteht die Möglichkeit eine ganze Gästeliste ähnlich dem Userupload im Admin-Panel  → CRM  → Import-Funktion vorzunehmen.

Gehen Sie dafür bitte in Ihr Adminpanel, danach in die CRM Funktion und wählen die Import-Funktion aus.

Dort finden Sie eine Tabelle als Import-Vorlage für Ihre Kontakte. Im nächsten Schritt können Sie eine Nutzergruppe für die neuen Kontakte auswählen und daraufhin die Liste hochladen.

Es nicht zwingend notwendig, eine Nutzergruppe vorher zu definieren. Es ist auch möglich, zu einem späteren Zeitpunkt den CRM-Kontakten eine Nutzergruppe zuzuweisen.

Um CRM Kontaktgruppen zu löschen, gehen Sie auf das Admin-Panel, wählen Sie CRM > CRM Kontaktgruppen.
Hier wählen Sie die zu löschenden Gruppen aus und können über die 3 Punkte auf der rechten Seite die Gruppe löschen.
Beachten Sie, dass kein Kontakt dieser Gruppe angehören darf, um die Gruppe final zu löschen.

Wenn die Gruppe nicht gelöscht wird, müssen Sie alle Kontakte, die Sie dieser Gruppe zugewiesen haben und die Sie zuvor gelöscht haben, unwiderruflich löschen.

Sie können dies im Admin-Panel unter dem Tab „Gelöschte CRM-Kontakte“ tun.

Danach können Sie diese CRM-Kontaktgruppen löschen.