Benutzerverwaltung

Sie können als Administrator im Admin-Panel unter Community Nutzergruppen neue Gruppen anlegen und sodann unter Nutzerverwaltung die User dorthin übertragen.
Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Accounteinstellungen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit dem User Nutzergruppenzugehörigkeit zu ändern.

Um es Ihnen bei der User-Übertragung leicht zu machen, können Sie mehrere Nutzer auswählen und unten auf der Seite eine Aktion (Nutzergruppe ändern) auswählen. 

 

Bitte beachten Sie, das eine einst angelegte Gruppe erst gelöscht werden kann, wenn keine User mehr in dieser Gruppe verzeichnet sind.

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Der Profil-Untertitel sind die Informationen, die unter dem Namen in der Profil-Vorschau angezeigt werden.

Im Admin-Panel unter Community → Allgemeine Einstellungen, können Sie bis zu 3 benutzerdefinierte Profilfelder auswählen. Sie werden mit einem Komma getrennt.

Beachten Sie, dass private Bereiche von der Liste ausgeschlossen wurden! Wenn Sie dieses Feld leer lassen, gibt es keinen Untertitel.

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Nach dem Import der Userdaten können Sie mit einem Klick eine E-Mail mit dem Aktivierungslink an alle Ihre User senden.

Diese E-Mail wird aber erst an die User verschickt, wenn Sie auf dem orange unterlegeten Bereich auf Nachricht senden klicken. Sollen diese Einladungsmails gar nicht versendet werden, weil der Userupload ein weiteres Mal vorgenommen werden soll, wenden Sie sich bitte an unseren Support.

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Für eine strukturierte und übersichtliche Nutzerverwaltung, werden alle Nutzer in entsprechenden Gruppen verwaltet. Mögliche Beispiele hierfür sind: Mitarbeiter, Vorstand, Anwärter, Sportler, Fundraising…

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Einige unserer Kunden legen großen Wert darauf, dass auch Ihre verstorbenen Mitglieder oder Mitarbeiter weiterhin ein Profil im sog. Gedenkzustand im Social Intranet haben. Dieses wird “ergraut” dargestellt und es ist sichergestellt, dass weder Benachrichtigungen erfolgen können, noch Logins möglich sind.
Im Admin-Panel → Community → Allgemeine Einstellungen kann die Möglichkeit, Profile im Gedenkzustand anzuzeigen, ausgewählt oder ausgestellt werden.

 

Ausschließlich Admins sind dazu berechtigt den Todestag einzutragen. Darüber hinaus kann niemand (auch nicht der Admin selbst) das eigene Todesdatum bearbeiten. Der Hauptgrund hierfür ist vor allem, das Missbrauchsrisiko bei einem so empfindlichen Thema so gering wie möglich zu halten.



Seien Sie aufmerksam, das «Verstorben am» Profilfeld ist für den Gedenkzustand verantwortlich. Eine Umbenennung wird nicht empfohlen.

 

Alle Benutzer, die als verstorben markiert wurden – können sich nicht mehr anmelden, erhalten keine E-Mails mehr – dies geschieht, um sicherzustellen, dass niemand im Namen eines verstorbenen Benutzers irgendwelche Aktionen im System durchführen kann

Nur Admins dürfen Benutzer als verstorben markieren, und nur Admins erhalten eine E-Mail, wenn ein Benutzer als verstorben markiert wurde, aber es gibt ein Detail – die E-Mail geht nicht an den Admin, der die Markierung vorgenommen hat, weil es keinen Sinn hat, ihn über seine Aktionen zu informieren.

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Den Excel Import können Sie in der Import-Funktion durchführen. Bitte beachten Sie, dass Sie die Profilfelder vorher sorgfältig angelegt haben. Die zum Download bereits Excel-Vorlage synchronisiert sich nämlich mit diesen. Fügen Sie nun per “copy&paste” alle Daten in die entsprechenden Felder ein, laden Sie die Liste hoch und starten Sie den Import.

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Das manuelle Hinzufügen von Mitgliedern kann in der Mitgliederverwaltung vorgenommen werden. Bitte geben Sie einfach Name und Email an. Ihr Mitglied erhält eine Benachrichtigungs-Email und kann das Konto mit einem Klick aktivieren.

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Der/die Administrator/en nimmt eine besondere/übergeordnete Rolle im Intranet ein und übernimmt dabei spezielle Aufgaben, wie das Verwalten.

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Um einen weiteren Administrator zu benennen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Dort gehen Sie nun auf die Einstellungen für die „List“. Dort kommen Sie auf die Mitgliederverwaltung. Hier haben Sie eine Liste Ihrer bereits hinzugefügten Nutzer. Um einen bereits hinzugefügten Nutzer zum Admin zu benennen, aktivieren Sie den Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü in dem «Aktion auswählen» steht. Hier finden Sie die Option «Benutzergruppe ändern». Wenn Sie das auswählen, erscheint ein zweites Dropdown-Menü direkt daneben «Benutzergruppe auswählen» in dem Sie nun «Administrators» auswählen können. Bestätigen Sie anschließend mit «ok».

Wenn Sie eine bisher noch nicht hinzugefügte Person als Administrator hinzufügen möchten, haben Sie in der Mitgliederverwaltung im Admin Panel die Funktion „Personen hinzuzufügen“. In dem erscheinenden Feld geben Sie die personenbezogenen Daten ein und wählen vor dem Bestätigen im letzten Dropdown-Menü die Benutzergruppe «Administratoren“ aus.

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Möchten Sie einzeln neue User zum Social Intranet hinzufügen geht das ganz einfach im Admin-Panel  → Mitarbeiter (Community) → Nutzerverwaltung und klicken Sie auf Neuen Nutzer hinzufügen.

Fangen Sie gerade erst an das Social Intranet einzurichten, denken Sie daran, bevor Sie neue User hinzufügen, Usergruppen zu erstellen.

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Benutzerrechte können im Admin-Panel unter Zugriffsrechte → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden. Hier kann für jede Applikation die Sie im Social Intranet nutzen sowie für jede Benutzergruppe die jeweiligen Zugriffs- und Nutzungsrechte festgelegt werden.

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Einzelne Gäste können im CRM unter Gast hinzufügen mit wenigen Klicks hinzugefügt werden. Außerdem besteht die Möglichkeit eine ganze Gästeliste ähnlich dem Userupload im Admin-Panel  → CRM  → Import-Funktion vorzunehmen.

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Die Daten der Loxonet-Nutzer, können entweder über die Import-Funktion (via Excel-Datei) oder manuell (einzeln) hinzugefügt werden.
Hierher gelangen Admins über das Admin-Panel  Community  → Import-Funktion

Manuell können Sie neue User über Community  → Userverwaltung. 

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Hierfür rufen Sie als Administrator das Admin-Panel auf. Unter Community  → Userverwaltung können die einzelnen User ausgewählt werden und mit Klick auf die drei Punkte rechts neben dem Namen können die Sicherheitseinstellungenaufgerufen werden. Hier können Sie Administratorenrechte vergeben werden.

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Dies kann zwei Ursachen haben.

  1. Der Nutzer besteht schon als CRM Kontakt
  2. Eine andere Person verwendet diese Email bereits

Wenn Sie zu wenig Zeit haben sich einen Überblick im Social Intranet zu verschaffen, laden Sie sich die Nutzerkartei herunter und kontrollieren diese Liste mit der Excel-Suchfunktion gegen. So erkennt man schnell, wer welche Emails zugewiesen bekommen hat.

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Es kommt vor, dass eine Person, die zum Intranet eingeladen wurde, es nicht geschafft hat, dem Link zu folgen und sein Konto rechtzeitig zu registrieren, und er kann diesen Aktivierungsmail nicht mehr finden.

Für diesen Fall haben wir eine Funktion zum erneuten Versenden der Aktivierungs-E-Mail vorhergesehen.

Um Einladungs-E-Mail erneut zu senden, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie  Aktivierungs-E-Mail senden.

So senden Sie ein Massen-Mailing an mehrere Benutzer.

Um  mehrere Benutzer auszuwählen , aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung «Aktion auswählen». Hier finden Sie die Option «Aktivierungs-E-Mail erneut senden». Bestätigen Sie anschließend mit OK.

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Um einen Nutzer zu löschen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Nutzer löschen.

Um mehrere Benutzer zu löschen, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung «Aktion auswählen». Hier finden Sie die Option «Ausgewählte Nutzer löschen». Bestätigen Sie anschließend mit OK.

 

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Profilfelder können im Admin-Panel unter Community → Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

Sie können auch Zugriffsrechte und Sichtbarkeit für dieses Feld einstellen.

Dieses Feld wird in den Profileinstellungen des Benutzers angezeigt.

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Nachdem Sie Ihre Benutzer importiert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Aktivierungs-E-Mails später zu versenden oder den Import rückgängig zu machen.

!Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Nachrichten (z. B. Einladungen zur Veranstaltung) an neue Benutzer zu senden, bevor diese Benutzer eine Aktivierungs-E-Mail erhalten haben.

Bitte beachten Sie, dass, wenn man Benutzer einzeln anlegt, wird die Aktivierungs-E-Mail sofort versendet.

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Wenn Sie keine vollständige Adresse angeben wollen, oder wenn Sie z. B. eine Straße und eine Postleitzahl im selben Feld angeben wollen.

Müssen Sie verstehen, dass wir das Adressfeld verwenden, um sicherzustellen, dass die Adresse des Nutzers in der Kartenanwendung korrekt angezeigt wird. Dazu müssen diese Daten vollständig und korrekt eingegeben werden.

Wenn es Ihnen nicht passt, würden wir vorschlagen, ein separates Profilfeld zu erstellen, in das Sie die gewünschte Adresse eingeben können. Sie können das Standardadressfeld leer lassen oder es einfach löschen, wenn Sie ein Benutzerprofil bearbeiten.

Wie Sie ein Profilfeld erstellen, können Sie hier erfahren: https://loxonet.com/docs/admin-panel/benutzerverwaltung/wie-koennen-profilfelder-angepasst-werden/

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Leider können wir die Benutzerdaten nicht mit CSV-Dateien verwalten.
Mit CSV können nur neue Benutzer importiert werden.

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Sie können als Administrator im Admin-Panel unter Community → Nutzergruppen neue Gruppen anlegen und sodann unter Nutzeverwaltung die User dorthin übertragen.

Um es Ihnen bei der User-Übertragung leicht zu machen, können Sie mehrere User auswählen und unten auf der Seite eine Aktion Nutzegruppe ändern auswählen.

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Wir können es Benutzern nicht erlauben, Gruppen zu wechseln. Da die Zugriffsrechte an Gruppen gebunden sind.

Daher können nur Administratoren Benutzer zu Gruppen zuordnen.

Wir würden vorschlagen, ein separates Profilfeld zu erstellen, das die Benutzer selbst ausfüllen können, oder eine der Optionen zu wählen.
Profilfelder können im Admin-Panel unter Gemeinschaft→ Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

Die Administratoren können dann diese Informationen einsehen und den Benutzer zur entsprechenden Gruppe hinzufügen.

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Wenn ein Nutzer bereits vorhanden ist, wird der Import dieses Benutzers einfach übersprungen.

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Sie können es machen, indem Sie ins Admin-Panel gehen, dort finden Sie die Nutzerverwaltung. Hier klicken Sie auf Alle Mitglieder exportieren, wie auf dem Screenshot.

Sie können auch einzelne Benutzerdaten exportieren.

Sie können auch einen Filter verwenden, um Benutzer zu exportieren, die der gleichen Benutzergruppe angehören.

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Um die E-Mails der Benutzer zu verbergen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Meine E-Mail-Adresse verbergen.

 

Um dies auf mehr als einen Benutzer gleichzeitig anzuwenden, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung “Aktion auswählen”. Hier finden Sie die Option “Datenschutzeinstellungen ändern”, und machen Sie alles wie auf dem Screenshot. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

Ebenso können andere Informationen ein- oder ausgeblendet werden.

 

 

Oder Sie haben die Möglichkeit über das Admin Panel die Ansichtsrechte für jede Nutzergruppe anzupassen.
Bedeutet: wenn Sie nicht wollen, dass die Nutzer die Geburtstage sehen, können Sie den Nutzergruppen verwehren diese angezeigt zu bekommen.
Der Vorteil ist, dass hier auch für sämtliche zukünftige Uploads die Einstellung beibehalten werden und Sie nur tätig werden müssten, sollte eine neue Nutzergruppe erstellt werden.
Eine manuelle Bearbeitung der einzelnen Nutzer ist nicht mehr nötig.

Im Folgenden erkläre ich Ihnen Schritt für Schritt was Sie hierfür tun müssen:
– Öffnen Sie das Admin Panel
– Gehen Sie auf die Kategorie «Mitarbeiter»
– Hier auf die Unterkategorie «Profilfelder»
– Wählen Sie unter Informationen > Geburtstage den Button mit den 3 Punkten
– Klicken Sie nun auf «Datenschutzeinstellungen»
Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie sämtliche Nutzergruppen aufgelistet sehen.
Sie haben nun die Möglichkeit für jede Nutzergruppe die Ansicht der Geburtstage zu entfernen, indem Sie sie abwählen.


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Profilfelder können im Admin-Panel unter Community → Profilfelder angepasst werden. Hier können bestehende Felder bearbeitet und nach Belieben neue Felder hinzugefügt werden.

Sie können auch Zugriffsrechte und Sichtbarkeit für dieses Feld einstellen.

Dieses Feld wird in den Profileinstellungen des Benutzers angezeigt.

 

 

 

 

 

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Sie können dies einrichten, indem Sie in Admin-Panel -> Zugriffsrechte gehen und diese Option wie auf dem Screenshot deaktivieren oder aktivieren.

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