Benutzerverwaltung

Die Daten der Loxonet-Nutzer, können entweder über die Import-Funktion (via Excel-Datei) oder manuell (einzeln) hinzugefügt werden.
Hierher gelangen Admins über das Admin-Panel  Community  → Import-Funktion

Manuell können Sie neue User über Admin-Panel → Community  → Userverwaltung. 
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Möchten Sie einzeln neue User zum Social Intranet hinzufügen geht das ganz einfach im Admin-Panel  → Mitarbeiter (Community) → Nutzerverwaltung und klicken Sie auf Neuen Nutzer hinzufügen.

 

new user


Bitte geben Sie einfach Geschlecht, Name, Nutzergruppe und Email an. Ihr Mitglied erhält eine Benachrichtigungs-Email und kann das Konto mit einem Klick aktivieren.

 

* Fangen Sie gerade erst an das Social Intranet einzurichten, denken Sie daran, bevor Sie neue User hinzufügen, Usergruppen zu erstellen.

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Den Excel Import können Sie in der Import-Funktion durchführen. Admin-Panel  Community Import-Funktion. Bitte beachten Sie, dass Sie die Profilfelder vorher sorgfältig angelegt haben. Die zum Download bereits Excel-Vorlage synchronisiert sich nämlich mit diesen.

  • Zuerst müssen Sie sich bitte die neue Vorlage im Admin-Panel herunterladen.

Die neue aktuelle Vorlage finden Sie auf der Seite „Import-Funktion“.


import


Fügen Sie nun per “copy&paste” alle Daten in die entsprechenden Felder ein.

 

Wenn Sie sich für die automatische Zuweisung von Benutzern entschieden haben:



import

 

  • In dieser neuen Vorlage finden Sie das Feld Nutzergruppen, welche Sie mit bestehenden Nutzergruppen ausfüllen können. Die Gruppen müssen bitte durch Kommata getrennt angegeben werden. Zum Beispiel: (Mitarbeiter, Alumni, Mitglied).

 

 

 

Wenn Sie beim Import die „manuelle Auswahl“ wählen dann lassen Sie das Feld Nutzergruppen in der Importdatei leer, und wählen Sie vor dem Import die erforderlichen Benutzergruppen für alle Benutzer aus.

import

 

Dies gilt sowohl für Benutzerimporte als auch für CRM-Kontakte.

 

* Für den erfolgreichen Import müssen mindestens drei Spalten ausgefüllt werden.
1. Geschlecht
2. Vorname
3. Nachname

Die übrigen Spalten können leer bleiben.

 

*Damit die Telefonnummer korrekt importiert werden kann, geben Sie die Telefonnummer in folgendem Format an: [Landesvorwahl][Ortsvorwahl][Nummer]



 

  • Laden Sie die Liste hoch und starten Sie den Import.

 


* Wenn beim Import ein Fehler auftritt, wird eine detaillierte Fehlermeldung angezeigt.





*Wenn ein Nutzer bereits vorhanden ist, wird der Import dieses Benutzers einfach übersprungen.

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Nachdem Sie Ihre Benutzer importiert haben, haben Sie die Möglichkeit, die Aktivierungs-E-Mails später zu versenden oder den Import rückgängig zu machen.

 

Diese E-Mail wird aber erst an die User verschickt, wenn Sie auf dem orange unterlegeten Bereich auf Nachricht senden klicken. 


a-emails

Sie können den Import auch abbrechen, indem Sie auf Import rückgängig machen klicken.



a-emails

 

 

*Bitte beachten Sie, dass es nicht möglich ist, Nachrichten (z. B. Einladungen zur Veranstaltung) an neue Benutzer zu senden, bevor diese Benutzer eine Aktivierungs-E-Mail erhalten haben.

 

*Bitte beachten Sie, dass, wenn man Benutzer einzeln anlegt, wird die Aktivierungs-E-Mail sofort versendet.

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Dies kann zwei Ursachen haben.

  1. Der Nutzer besteht schon als CRM Kontakt
  2. Eine andere Person verwendet diese Email bereits

Wenn Sie zu wenig Zeit haben sich einen Überblick im Social Intranet zu verschaffen, laden Sie sich die Nutzerkartei herunter und kontrollieren diese Liste mit der Excel-Suchfunktion gegen. So erkennt man schnell, wer welche Emails zugewiesen bekommen hat.

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Für eine strukturierte und übersichtliche Nutzerverwaltung, werden alle Nutzer in entsprechenden Gruppen verwaltet. Mögliche Beispiele hierfür sind: Mitarbeiter, Vorstand, Anwärter, Sportler, Fundraising…

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Sie können als Administrator im Admin-Panel unter Community Nutzergruppen neue Gruppen anlegen und sodann unter Nutzerverwaltung die User dorthin übertragen.


gruppen

 

Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Accounteinstellungen. Hier haben Sie jetzt die Möglichkeit dem User Nutzergruppenzugehörigkeit zu ändern.

gruppen


gruppen

 

Um es Ihnen bei der User-Übertragung leicht zu machen, können Sie mehrere Nutzer auswählen und unten auf der Seite eine Aktion Nutzergruppe ändern auswählen. Im zweiten Feld wählen Sie die gewünschten Gruppen aus und im dritten Feld wählen Sie, was getan werden soll.

Vergessen Sie nicht zu speichern, indem Sie die Taste Ok klicken.

 

gruppen

 

 

*Wenn Sie auf die Schaltfläche links neben Vollständiger Name klicken, können Sie alle Benutzer markieren.

mails

 

*Bitte beachten Sie, das eine einst angelegte Gruppe erst gelöscht werden kann, wenn keine User mehr in dieser Gruppe verzeichnet sind.

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Der Profil-Untertitel sind die Informationen, die unter dem Namen in der Profil-Vorschau angezeigt werden.

 

profile

 

Im Admin-Panel unter Community → Allgemeine Einstellungen, können Sie bis zu 3 benutzerdefinierte Profilfelder auswählen.

 

profile

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Einige unserer Kunden legen großen Wert darauf, dass auch Ihre verstorbenen Mitglieder oder Mitarbeiter weiterhin ein Profil im sog. Gedenkzustand im Social Intranet haben. Dieses wird “ergraut” dargestellt und es ist sichergestellt, dass weder Benachrichtigungen erfolgen können, noch Logins möglich sind.
Im Admin-Panel → Community → Allgemeine Einstellungen kann die Möglichkeit, Profile im Gedenkzustand anzuzeigen, ausgewählt oder ausgestellt werden.

 

status

 

Ausschließlich Admins sind dazu berechtigt den Todestag einzutragen. Darüber hinaus kann niemand (auch nicht der Admin selbst) das eigene Todesdatum bearbeiten. Der Hauptgrund hierfür ist vor allem, das Missbrauchsrisiko bei einem so empfindlichen Thema so gering wie möglich zu halten.



status

Seien Sie aufmerksam, das „Verstorben am“ Profilfeld ist für den Gedenkzustand verantwortlich. Eine Umbenennung wird nicht empfohlen.

 

Alle Benutzer, die als verstorben markiert wurden – können sich nicht mehr anmelden, erhalten keine E-Mails mehr – dies geschieht, um sicherzustellen, dass niemand im Namen eines verstorbenen Benutzers irgendwelche Aktionen im System durchführen kann

Nur Admins dürfen Benutzer als verstorben markieren, und nur Admins erhalten eine E-Mail, wenn ein Benutzer als verstorben markiert wurde, aber es gibt ein Detail – die E-Mail geht nicht an den Admin, der die Markierung vorgenommen hat, weil es keinen Sinn hat, ihn über seine Aktionen zu informieren.

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Benutzerrechte können im Admin-Panel unter Zugriffsrechte → Allgemeine Einstellungen festgelegt werden. Hier kann für jede Applikation die Sie im Social Intranet nutzen sowie für jede Benutzergruppe die jeweiligen Zugriffs- und Nutzungsrechte festgelegt werden.

 

rechte


rechte

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Es kommt vor, dass eine Person, die zum Intranet eingeladen wurde, es nicht geschafft hat, dem Link zu folgen und sein Konto rechtzeitig zu registrieren, und er kann diesen Aktivierungsmail nicht mehr finden.

Für diesen Fall haben wir eine Funktion zum erneuten Versenden der Aktivierungs-E-Mail vorhergesehen.

Um Einladungs-E-Mail erneut zu senden, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Aktivierungs-E-Mail senden.

 

aktivierung

 

So senden Sie ein Massen-Mailing an mehrere Benutzer.

Um mehrere Benutzer auszuwählen, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Aktion auswählen“. Hier finden Sie die Option Aktivierungs-E-Mail erneut senden. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

 

aktivierung

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Wir können die Benutzerdaten nicht mit CSV-Dateien verwalten.
Mit CSV können nur neue Benutzer importiert werden.

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Möchten Sie alle User exportieren, geht das ganz einfach im Admin-Panel  → Mitarbeiter (Community) → Nutzerverwaltung und klicken Sie auf Alle Mitglieder exportieren.

 

export

 

Sie können auch einzelne Benutzerdaten exportieren.
Markieren Sie die gewünschten Benutzer und exportieren Sie sie.

 

export

 

Sie können auch einen Filter verwenden, um Benutzer zu exportieren, die der gleichen Benutzergruppe angehören.

 

user-export

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Um die E-Mails der Benutzer zu verbergen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Datenschutzeinstellungen.

 

hide

 

Hier können Sie die E-Mail-Adresse des Benutzers verbergen.

 

hide

 

*Ebenso können andere Informationen ein- oder ausgeblendet werden.

 

Um dies auf mehr als einen Benutzer gleichzeitig anzuwenden, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung “Aktion auswählen”. Hier finden Sie die Option “Datenschutzeinstellungen ändern”, und machen Sie alles wie auf dem Screenshot. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

 

verbergen

 

*Ebenso können andere Informationen ein- oder ausgeblendet werden.

 

 

Oder Sie haben die Möglichkeit über das Admin-Panel die Ansichtsrechte für jede Nutzergruppe anzupassen.

Bedeutet: wenn Sie nicht wollen, dass die Nutzer die Geburtstage sehen, können Sie den Nutzergruppen verwehren diese angezeigt zu bekommen.

Der Vorteil ist, dass hier auch für sämtliche zukünftige Uploads die Einstellung beibehalten werden und Sie nur tätig werden müssten, sollte eine neue Nutzergruppe erstellt werden.

Eine manuelle Bearbeitung der einzelnen Nutzer ist nicht mehr nötig.

 

Im Folgenden erklären wir Ihnen Schritt für Schritt was Sie hierfür tun müssen:
– Öffnen Sie das Admin Panel
– Gehen Sie auf die Kategorie „Mitarbeiter“
– Hier auf die Unterkategorie „Profilfelder“
– Wählen Sie unter Informationen > Akademischer Titel den Button mit den 3 Punkten
– Klicken Sie nun auf „Datenschutzeinstellungen“
Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie sämtliche Nutzergruppen aufgelistet sehen.
Sie haben nun die Möglichkeit für jede Nutzergruppe die Ansicht der Akademischer Titel zu entfernen, indem Sie sie abwählen.

 

verbergen

 

Es öffnet sich nun ein Fenster, in dem Sie sämtliche Nutzergruppen aufgelistet sehen.
Sie haben nun die Möglichkeit für jede Nutzergruppe die Ansicht der Akademischer Titel zu entfernen, indem Sie sie abwählen.

 

hide

 

*Ebenso können andere Informationen ein- oder ausgeblendet werden.

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Hat bspw. einer Ihrer User eine neue E-Mail-Adresse, mit der er nun auch im Social Intranet vertreten sein möchte, kann er diese entweder selbst in seinen Accountseinstellungen ändern oder aber von einem Admin im Admin-Panel ändern lassen.

 

Loggen Sie sich ins Admin-Panel ein und wählen Sie bitte Community an. Suchen Sie dort den jeweiligen User, dessen E-Mail-Adresse geändert werden soll und gehen Sie auf die drei Punkte hinter seinem Namen. Dort können Sie Accounteinstellungen anwählen.

 

e-mail

 

Hier können Sie die E-Mail Adresse ändern.

e-mail

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Sie können dies einrichten, indem Sie in Admin-Panel -> Zugriffsrechte gehen

Finden Sie hier Community oder Mitarbeiter.
Und wählen Sie die Option Dieser Nutzergruppe erlauben fremde Profile zu bearbeiten.

bearbeiten

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Um einen Nutzer zu löschen, müssen Sie nur ins Admin-Panel gehen. Klicken Sie dort auf Community → Nutzerverwaltung. Klicken Sie bitte auf die drei Punkte rechts neben der gewünschten Person und wählen Sie Nutzer löschen.

 

delete

 

Um mehrere Benutzer zu löschen, aktivieren Sie bitte die Haken auf der linken Seite neben dem Namen. Unter der Liste finden Sie ein Dropdown-Menü mit der Bezeichnung „Aktion auswählen“. Hier finden Sie die Option Ausgewählte Nutzer löschen. Bestätigen Sie anschließend mit OK.

 

delete

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