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Anleitung QR-Code Serienbrief erstellen

In dem folgenden Beitrag helfen wir Ihnen Ihre Mitarbeiter mittels QR Code onzuboarden.
Dies stellt sich als das praxistauglichste Onboarding dar.
Hierzu stellen wir Ihnen ein Serienbrief-Dokument zur Verfügung, welches Sie

– an Ihr Branding anpassen können
– an Ihren Sprachgebrauch anpassen können
– ggfs. weitere Informationen einbinden können
– an Ihre Mitarbeiter aushändigen können

 

Das einseitige Dokument wird per Word-Serienbrief für jeden Mitarbeiter individualisiert und beinhaltet die drei folgenden QR Codes:

  • Aktivierungslink (Bestätigung der Nutzungsbedingungen, Aktivierung des Accounts u. Setzen eines indiv. Passworts)
  • Download d. iOS App (bei Whitelabel Apps hat jeder Mitarbeiter einen indiv. Downloadlink)
  • Download d. Android App (bei Whitelabel Apps greifen alle Mitarbeiter auf denselben Downloadlink zu)

Um Ihnen die Arbeit zu erleichtern, freuen wir uns Ihnen Vorlagedateien bereitzustellen (Word-Serienbrief, Excel als Datenquelle)

 

1. Vorbereitung – Excel Liste für Serienbrief erstellen

Die Excel Liste muss die Informationen enthalten, die später im Serienbrief Verwendung finden sollen. Bspw. Vorname, Nachname, Aktivierungslinks, iOS-App-Links, Android-App-Links, usw.

Siehe Muster Excelliste.

Weitere Seriendruckfelder können der Excelliste einfach hinzugefügt werden. Sollen mehr als die drei bereits enthaltenen Links in QR-Codes transformiert werden, dann müssen zum einen die Links in einer extra Spalte in die Liste aufgenommen werden, zum anderen muss dann auch eine weitere Spalte im grau markierten Bereich hinzugefügt werden und ebenfalls mittels Verketten-Funktion die API verbunden werden. In den grau markierten Spalten muss keine Eingabe erfolgen, außer der Formel. Die größe der QR-Codes wird allerdings bereits in der Formel vordefiniert, in der Muster Excelliste z.B. 125×125.

Im Serienbrief selbst müssen für die QR-Codes später die Namen der grau markierten Spalten gewählt werden, nicht die „Rohdaten-Links“ in den vorderen Spalten.

Damit die Links in QR-Codes transformiert werden, muss ein Umweg über eine Google-API erfolgen. Diese wandelt die Links später im Serienbrief in QR-Codes um. Die Verknüpfung zur API wird in der Muster Excelliste hergestellt, in den grau markierten Spalten. Mittels einfacher Verketten-Funktion werden die eingetragenen Links (bspw. der Aktivierungslink) mit der API-Adresse verbunden.

https://developers.google.com/chart/infographics/docs/qr_codes

 

 

 

2. Word Serienbrief erstellen

Word öffnen und das Dokument wie gewünscht Verfassen. Um die Seriendruck Felder aus der Excelliste einzufügen in Word im Menüband den Bereich „Sendungen“ auswählen.

 

Anschließend die Kachel „Empfänger auswählen“ anklicken und über den Untermenüpunkt „Vorhandene Liste verwenden…“ die erstellte Excelliste auswählen und in den folgenden auftauchenden Fenstern „Ja“ und „ok“ klicken.

 

 

Die Excelliste ist nun verknüpft und die Seriendruckfelder können über die entsprechende Kachel (siehe nächster Screenshot) ausgewählt und eingefügt werden. Alle Felder bis auf die QR-Codes können so hinzugefügt werden. Die QR-Codes folgen danach.

 

 

Sind alle Felder bis auf die QR-Codes eingefügt, dann kann das so aussehen. (Vgl. auch Beispiel Worddatei)

 

 

 

3. QR-Codes in den Serienbrief einfügen

Die QR-Codes /QR-Code Seriendruckfelder müssen mithilfe einer Befehlskombination in den Serienbrief eingefügt werden. Hierzu muss zunächst die Ansicht umgeschaltet werden, damit die Befehle angezeigt werden. Dies geschieht über die Tastenkombination ALT+F9 (Mac: option+F9 // für F-Tasten ggf. noch fn gedrückt halten und dann option+F9).

Anschließen, an die Stelle im Dokument gehen wo der QR Code erscheinen soll und um die Befehlskombination einzugeben, Strg+F9 drücken (mac Command+F9), es öffnet sich eine geschweifte Klammer und es nun muss INCLUDEPICTURE eingegeben werden. Nun, wie gewohnt, über die Schaltfläche Seriendruckfeldeinfügen den gewünschten QR Code aus der Excelliste auswählen. Entsprechend ist mit den weiteren QR-Codes zu verfahren.

Der fertige Befehl sieht wie folgt aus, hier im Beispiel heißt das Feld in der Excelliste QRC1:

 

Danach alles markieren (Strg+A bzw. mac: command+A ), dann F9 (mac: für F-Tasten ggf. noch fn gedrückt halten) und dann option+F9drücken, damit alle Felder aktualisiert werden.

Und die Ansicht wieder mit der Tastenkombination ALT+F9 (Mac: option+F9) wechseln, um die QR-Codes in der Vorschau zu sehen. Die Größe der QR Codes wird bereits in der Excelliste bestimmt, siehe unter 1.

 

Die Seriendruckdokumente dann abrufen über die Kachel „Fertig stellen und zusammenführen“, unter Menüpunkt Einzelne Dokumente bearbeiten. Dann öffnet sich ein neues Dokument.

 

In diesem neuen Dokument nochmal alles markieren (Strg+A bzw. mac: command+A ), dann F9 drücken um die QR-Codes zu laden und ggf. die Ansicht wieder umschalten mit Alt+F9.

4. – Fertig –

Das war’s.

In diesem neuen Dokument ist für jede befüllte Zeile aus der Excelliste ein Exemplar des aufgesetzten Seriendruck-Schreibens. Abschließend ggf. Stichprobenartig einige QR-Codes scannen als finaler Check. Das (neue) Dokument kann gedruckt werden, es könnten aber auch PDFs erzeugt werden.