Mitarbeiterbefragungen: Vorlage zur erfolgreichen Erstellung

Mitarbeiterbefragungen, jeder von Ihnen hat bestimmt schon bei einer Mitgewirkt und seine Meinung zu einem gewissem Thema kundgetan. Vielleicht sind Sie ja gerade dabei eine Umfrage zu erstellen. Eventuell haben Sie dabei mitbekommen, dass jeder Mitarbeiter etwas anders auf solche Befragungen reagiert und mal mehr, mal weniger Bedenken diesbezüglich äußert. Deshalb ist es umso wichtiger, zu Wissen was bei Befragungen zu beachten und ist und welche Fettnäpfchen definitiv vermeidbar sind. 

In Zeiten des HomeOffice gewinnt die Bedeutung an Mitarbeiterumfragen im Allgemeinen. Die Belegschaft sieht sich nicht mehr regelmäßig und hat selten die Möglichkeit sich auszutauschen. Dadurch finden Gespräche in der Mittagspause oder auch der kurze Austausch auf dem Flur, nicht mehr statt. Zu den alltäglichen Ärgernissen, die einen beschäftigen können, kann durch den fehlenden Austausch zudem Unmut entstehen. Während normalerweise der Arbeitgeber aufgrund des regelmäßigen Kontaktes eine ungefähre Grundstimmung in der Belegschaft erkennen kann, gestaltet sich dies zurzeit schwieriger. Deshalb sind Befragungen der Belegschaft oder auch aktive Mitarbeitergespräche umso wichtiger.

Was ist eine Mitarbeiterbefragung? 

Eine Mitarbeiterbefragung soll ein Meinungsbild mit Hilfe von Umfragen gewährleisten. Sie dient der Aufnahme von Meinungen und Einschätzungen der Mitarbeitenden eines Unternehmens, um diese auszuwerten. In den meisten Fällen beziehen sich die Befragungen auf den Arbeitsalltag der Mitarbeiter und deren Zufriedenheit mit dem Unternehmen, sowie ihren Bezug zu Vorgesetzten.

Um eine Befragung erfolgreich durchzuführen, gilt es bestimmte Aspekte genauestens zu beachten. Damit jeder wirklich so antwortet wie er oder sie es empfindet, muss die Anonymität der Befragten gewährleistet sein. Je nach Umfrage kann es aber auch sinnvoll sein den Namen mit aufzunehmen und gegebenenfalls weitere Nachfragen zu stellen. 

Zu beachten ist auch die Themenwahl der Befragung. Hierbei bieten sich zum Beispiel die Arbeitsmotivation, allgemeine Zufriedenheit, interne Kommunikation, Arbeitszeiten und Urlaubsregelung und Schulungs- sowie Förderungsbedarf sowie generelle Auslastung an. Natürlich sind auch unternehmensspezifischere Themen möglich, hierbei ist allerdings zu bedenken, ob eine Mitarbeiterbefragung dafür das richtige Mittel ist.

Zu den drei häufigsten Zielen einer Befragung zählt die Einschätzung der Mitarbeiterbindung, die Optimierung der Arbeitsprozesse und die Sicherung der Qualität. Dabei ist drauf zu achten die Fragestellungen möglichst entschärfend zu formulieren. Anstatt beispielsweise zu fragen „Wo sehen Sie bei Hr. Mustermann Verbesserungsbedarf?“, verwenden Sie lieber diese Formulierung „Wie beurteilen Sie die Zusammenarbeit im Team/Abteilung?“.

Hürden und Skepsis

Es kann dazu kommen, dass sich Mitarbeitende aus den verschiedensten Gründen, gegen eine Befragung sträuben. Damit eine reibungslose Durchführung stattfinden kann, gibt es ein paar Punkte die beachtet werden sollten. Die Anonymität ist ein wichtiger Bestandteil, der für die wahrheitsgemäße Beantwortung der Fragen gegeben sein muss. Besondere Sicherheit bieten dabei digitale Umfragen an oder auch Fragebogen mit Antworten zum ankreuzen. 
Wie in Teilen zuvor angesprochen ist der Austausch ein zentraler Punkt. Somit wird die Transparenz erhöht und Mitarbeiter empfinden die Umfrage nicht von oben aufgedrückt. Heißt im Detail: der Belegschaft mitteilen, warum diese Umfrage stattfindet, gibt es Änderungen die anstehen und auch wie die Ergebnisse der Umfrage mitgeteilt werden. 

Durchführung und Analyse

Bei der Durchführung gilt es herauszuarbeiten, welche Ziele genau mit einer Befragung erreicht werden wollen. Dies hilft zum einen bei der Fragebogengestaltung, als auch der Transparenz innerhalb des Unternehmens. Wenn die Mitarbeiter die eigentliche Intention der Befragung verstehen, verläuft diese oftmals erfolgreicher. Hier also schon mal ein kleiner Tipp: fügen Sie Ihrem Fragebogen eine kurze Beschreibung mit Ihrer Intention und eventuell vorangegangen Beobachtungen bei. Der Fragebogen ist das eigentliche Herzstück des Ganzen und bedarf somit besonderer Aufmerksamkeit. Es muss genau ausgetüftelt werden, dass die Fragen inhaltlich sowie auch hinsichtlich ihrer Formulierung mit den Zielen übereinstimmen. Weitere Tipps um eine erfolgreiche Umfrage zu erstellen, sind hauptsächlich geschlossene Fragen zu stellen, neutrale Fragen zu formulieren, die Antwortoptionen gleichmäßig zu gestalten, nicht zwei Dinge gleichzeitig zu Fragen, verschiedene Fragestellungen zu erstellen, optionale Antwortpflicht und ganz wichtig, führen Sie einen Test durch. 

Zum Ende hin finden die Auswertung und Analyse statt, welche zeitnah fertig gestellt werden sollten, um den Ist-Zustand festzuhalten. Um diese Auswertung simpler zu gestalten, kann bei bestimmten Fragen eine Abfrage mit Hilfe einer Skala von 1-10 sinnvoll sein. Eine digitale Umfrage lässt sich hierbei natürlich leichter darstellen und auch auswerten. Dazu kommt, dass bei Einhaltung des Datenschutzes eine anonyme Abfrage gewährleistet ist aber auch Befragungen mit Klarnamen mit einem simplen Mausklick möglich sind. Zudem können Sie die Ergebnisse direkt über Ihre Mitarbeiter-App posten und somit für noch mehr Transparenz sorgen. 

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